Referenssien tarkistusta tai suositusten tiedustelua toteutetaan yleisesti rekrytointitilanteissa, kun halutaan lisätietoa hakijan suoriutumisesta aiemmissa työtehtävissä. Referenssitiedusteluihin liittyy kuitenkin paljon vääriä käsityksiä ja jopa suorastaan virheellistä tietoa, joita haluan tässä kirjoituksessani oikaista. Olen aiemmin tässä blogissa kirjoittanut rekrytoinnin sudenkuopista, ensivaikutelmasta ja intuitiosta, ja referenssitarkistukset kuuluvat samaan yleisimpien sudenkuoppien kategoriaan.Käyn läpi kuvitteellisin esimerkein yleisimpiä referenssitarkistuksissa tehtäviä virheitä.
Tilanne 1: Työnhakija hakee yrityksen sisäisessä haussa toiselle osastolle.
Olet rekrytoiva esimies ja Matti naapuriosastolta on hakenut sinun osastollesi töihin. Heti kun olet nähnyt Matin hakemuksen, kysyt Matin suoriutumisesta tehtävässään naapuriosaston esimieheltä, jonka kanssa olet hyvissä väleissä. Matti ei ollut erikseen nimennyt suosittelijoita hakemukseensa.
Toimitko oikein vai väärin? Vastaus: Toimit väärin.
Selitys: Sinun on ensisijaisesti hankittava tiedot työnhakijalta itseltään. Jos keräät tietoja muualta kuin työnhakijalta, sinun on saatava työnhakijalta suostumus tietojen keräämiseen. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 2. luku 4§)
Miten sinun tulisi toimia? Kun olet saanut Matin hakemuksen, ja haluat kysyä hänen suoriutumisestaan naapuriosaston esimieheltä, ota ensin Mattiin yhteys ja kerro, että haluaisit jutella hänen esimiehensä kanssa hänen työskentelystään ja kysy, onko tämä Matin puolesta ok. Kun olet saanut Matilta luvan, voit vapaasti jutella hänen esimiehensä kanssa Matin työsuorituksista. Mikäli Matti ei anna lupaa, sinun on hyvä keskustella Matin kanssa asiasta tarkemmin ja tiedustella taustoja tilanteeseen.
Miksi Matin esimieheltä ei kannata kysyä suosituksia ennen kuin olet saanut Matilta tähän luvan? Lain noudattaminen on toki merkittävin syy, mutta on muitakin syitä, miksi asiassa ei kannata hoppuilla.
Matti ei ehkä ole halunnut paljastaa haluavansa siirtoa toiselle osastolle, koska hän on nähnyt, että esimies on alkanut antaa huonommin palkattuja työvuoroja niille työntekijöille, jotka ovat hakeneet muille osastoille, mutta eivät ole tulleet valituiksi. Ethän halua saattaa häntä tähän ikävään tilanteeseen paljastamalla Matin hakuprosessin? Tai Matilla ja hänen nykyisellä esimiehellään ei ole ollut hyvät välit ja Matti kokee joutuneensa väärinymmärretyksi ja ettei hän ole saanut niin haastavia tehtäviä kuin hänen osaamisensa mahdollistaisi. Tai esimiehellä on pulaa hyvistä työntekijöistä ja hän ei haluaisi päästää Mattia osastoltaan pois, koska hän joutuisi käynnistämään rekrytoinnin, johon todennäköisesti ei kovin nopeasti löytyisi osaavaa tekijää.
Tilanne 2: Haluat säästää aikaa turhilta haastatteluilta.
Olet erittäin kiireinen rekrytoiva esimies. Sinulla on monta rautaa tulessa ja haluat haastatella vain potentiaalisia työnhakijoita. Satut tuntemaan työnhakijan entisen pomon opiskeluajoiltasi. Soitat siis tuttavallesi ja teet päätöksen haastatteluun kutsumisesta keskustelunne jälkeen. Pyydät entiseltä opiskelukaveriltasi rehellistä mielipidettä Jennistä työntekijänä.
Toimitko oikein vai väärin? Vastaus: Toimit väärin.
Selitys: Sinun on ensisijaisesti hankittava tiedot työnhakijalta itseltään. Jos keräät tietoja muualta kuin työnhakijalta, sinun on saatava työnhakijalta suostumus tietojen keräämiseen. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 2. luku 4§)
Miten sinun tulisi toimia? Et voi perustaa haastatteluun kutsuttavien henkilöiden valintaa ulkopuoliselta henkilöltä saatuun käsitykseen, vaikka tämä henkilö olisi hyvä ystäväsi ja arvostaisit hänen mielipidettään. Suunnittele rekrytointiprosessi selkeäksi siten, että hakukriteerit ovat tarkat, ja pystyt seulomaan soveltumattomat hakijat helposti hakukriteerien avulla pois. Hyödynnä tehtävästä riippuen esimerkiksi videohaastatteluja, jotka säästävät huomattavasti aikaa. Hyödynnä rekrytoinnin ammattilaisia aikaavievän alkuvaiheen hoitamiseen. Jos sinulla edelleenkään ei tunnu löytyvän aikaa rekrytoinnin hoitamiseen, mieti tehtäväsi prioriteetit uusiksi. Yksi tärkeimpiä työtehtäviäsi on huolehtia oikeiden resurssien hankkimisesta ja näin ollen uuden työntekijän rekrytoinnin tulisi olla prioriteetiltaan hyvinkin kärjessä.
Tilanne 3: Teet rekrytointipäätöksen referenssitiedon pohjalta.
Olet esimiehenä palkkaamassa merkittävään rooliin henkilöä. Hakuprosessi on edennyt vaiheeseen, jossa jäljellä on kolme sopivimmalta vaikuttavaa hakijaa. Olet asianmukaisesti pyytänyt heiltä aiempien esimiesten yhteystiedot ja luvan olla heihin yhteydessä. Sinulla on tehdyn soveltuvuusarvioinnin tulokset käytettävissäsi ja hakijat ovat antaneet myös tehtävään liittyviä työnäytteitä. Tavoittelet suosittelijoita useampana päivänä, mutta et oikein saa ketään puhelimitse kiinni. Osalle heistä jätät soittopyynnön ja joku heistä soittaakin takaisin, mutta vahvimman kandidaatin, Petterin osalta et saa keskusteltua kuin yhden suosittelijan kanssa. Hän on Petterin esimies kymmenen vuoden takaa. Hän vahvistaa Petterin työsuhteen ajankohdan ja tehtävänimikkeen aivan oikein, mutta hän kertoo, ettei voi suositella Petteriä tehtävään. Kun tiedustelet syytä tähän, hän kertoo, että Petterillä oli selittämättömiä poissaoloja töistä, ei kovin montaa mutta muutama kuitenkin. Petteri suoriutui tehtävistään erinomaisesti ja oli pidetty työkaveri ja myös helppo johdettava.
Sinua jää mietityttämään Petterin poissaolot ja kun saat muiden hakijoiden suosittelijat kiinni ja myönteiset palautteet, päätät jättää Petterin loppusuoralta pois ja valita toisen niistä hakijoista, joiden suositukset olivat pelkästään positiivisia.
Ei näin. Miksi?
Selitys: Jos työntekijää koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työntekijältä itseltään, työnantajan on ilmoitettava työntekijälle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 2. luku, 4§).
Sinun tulisi käydä Petterin kanssa tämä asia läpi ja tiedustella suoraan poissaoloista. Sen lisäksi, että laki antaa tähän varsin yksiselitteisen ohjeen, on tärkeä ymmärtää, että Petterin entisen esimiehen kanssa käyty keskustelu liittyy kymmenen vuoden takaisiin tapahtumiin. Petterin elämäntilanteessa on voinut olla asioita, joista esimies ei ole ollut tietoinen, vaikka ehkä hänen olisi kuulunut olla.
Muiden hakijoiden suosittelijat antoivat positiivisia suosituksia, mutta emme voi tietää, kuinka luotettavaa tietoa he ovat antaneet. Sinun odotuksesi työntekijältä voivat olla täysin erilaiset verrattuna siihen, mitä suosittelija on arvostanut. Suosittelija ei välttämättä tarkoituksellisesti vääristele tai pimitä tietoa, mutta hänen kokemuksensa työntekijästä on subjektiivinen. Hän ei välttämättä osaa kertoa asioita, jotka olisivat sinulle aidosti tärkeää tietoa.
Varoituksen sana:
Ihmisillä on suosituksien antamisesta hyvin kirjavia käsityksiä. Joillain on sellainen käsitys, että negatiivista lausumaa ei lain mukaan saa antaa. Tämä käsitys ei pidä paikkaansa. Se juontaa juurensa 1960-70 -luvuilla Yhdysvalloissa nousseeseen buumiin, jossa työnhakija haastoi referenssinantajan oikeuteen, mikäli työnhakijasta oli sanottu jotain kielteistä. Tätä linjausta on sittemmin Yhdysvalloissakin muutettu. Sinä et voi kuitenkaan tietää, onko suosittelijalla tällainen virheellinen käsitys, jolloin hän varmuuden vuoksi kertoo hakijasta ainoastaan positiivisia asioita.
Työnhakija saa itse valita referenssihenkilönsä. Kuka valitsisi suosittelijoiksi henkilöitä, joiden kanssa ei ole tullut hyvin toimeen? Mistä tiedämme, onko suosittelija ja työnhakija tehneet keskinäisen "yya-sopimuksen", "auta sinä minua, niin minä autan sinua"? Yksi suosittelija voi olla ilmaisutavaltaan hyvin diplomaattinen ja positiivisesti asioita lähestyvä, kun taas toinen suosittelija voi olla hyvin suorasukainen ja ajattelutavaltaan kriittinen. Nämä kaksi henkilöä voivat antaa samasta työnhakijasta hyvin erilaisen vaikutelman.
Jokainen meistä tietää, kuinka vaikeaa työpaikan saaminen voi olla. Siksi harva haluaa vaikeuttaa tuttavan työllistymistä antamalla edes osin kriittistä lausumaa. Kuinka merkittävää tai luotettavaa tietoa siis voidaan ylipäätään suosituksia tarkistamalla saada?
Tutkimukset ovat osoittaneet referenssien vähäisen ennustearvon työssä menestymistä arvioitaessa. (The Validity and Utility of Selection Methods, Hunter & Schmidt, 1998). Erilaisia valintamenetelmiä vertailtaessa referenssitarkistusten ennustearvo jäi hyvin vähäiseksi. Hyvin jäsennellyn ja suunnitellun työhaastattelun ennustearvo oli kaksi kertaa suurempi suosituksiin verrattuna. Myös vaativissa esimies- ja asiantuntijatehtävissä esimerkiksi kognitiivista kyvykkyyttä mittaavan testituloksen ennustearvo oli kaksinkertainen suosituksiin nähden.
Lopuksi:
Suositusten tarkistaminen voi olla perusteltua tilanteessa, jossa sinulle tulee hakijasta vaikutelma, että hän ei puhu totta tai jostain muusta syystä koet tarpeelliseksi tarkistaa asioita. Aiemmassa blogitekstissä konsulttijohtaja, kriminaalipsykologi Taija Stoat Personnel-yhtiöistä on avannut manipulatiivisen käyttäytymisen tunnistamista rekrytointitilanteessa. Tällöin keskustelut suosittelijoiden kanssa voivat auttaa tunnistamaan työuran epäselviä tai kysymyksiä herättäviä kohtia.
Nyrkkisäännöt suositusten tarkistamiseen ovat seuraavat:
1) Kysy aina hakijalta lupa suositusten tarkistamiseen.
2) Kysy useammalta kuin yhdeltä henkilöltä suosituksia, mieluiten entisiltä (tai nykyisiltä) esimiehiltä.
3) Keskustele sellaisten suosittelijoiden kanssa, joilla on ollut aidosti kokemusta työskentelystä työnhakijan kanssa kohtuullisen ajan sisällä. Yli kymmenen vuoden takaiset työsuhteet voit unohtaa.
4) Tarkista ensin faktat, työsuhteen kesto, tehtävänimike ja pääasialliset työtehtävät. Sen jälkeen voit kysyä käsityksiä työn tuloksista ja vuorovaikutussuhteista organisaatiossa. Muista kuitenkin aiemmin listatut varoituksen sanat. Voit tiedustella ainoastaan työhön ja työn tekemiseen liittyviä asioita.
5) Suhtaudu kriittisesti suosittelijoiden antamiin vaikutelmiin. Älä pidä heidän antamaansa käsitystä ehdottomana totuutena.
6) Älä koskaan tee rekrytointipäätöstä pelkästään referenssitietojen pohjalta.
Haluatko kuulla rekrytointihaastattelun parhaita vinkkejä? Osallistu maksuttomaan webinaariimme perjantaina 24.4. klo 10:30-11:30. Lue lisää ja ilmoittaudu webinaariin tästä.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti