Vältä nämä yleisimmät virheet henkilöstön kehittämisprojekteissa

Epäluulo arviointeja kohtaan
johtuu tiedon puutteesta.

Oletko kohdannut nihkeää vastaanottoa viedessäsi läpi henkilöstön kehittämiseen liittyvää hanketta organisaatiossasi? Onko osa työntekijöistä jopa kieltäytynyt osallistumasta? Henkilöstön kehittämisen hankkeisiin liittyy olennaisesti tiedotus, toisin sanoen kerrotaan henkilöstölle miksi jotain toimenpiteitä tehdään ja mitä se henkilöstön kannalta tarkoittaa. Viime aikoina käsitykseni on vahvistunut siitä, että viestintää - tässäkin asiassa - saisi olla enemmän ja laadukkaammin.

Viikottain kuulen tarinoita siitä, miten organisaatiossa on syntynyt nurinaa ja vastustusta erilaisten testien ja kartoitusten teettämisestä. Työntekijät ihmettelevät mihin tarkoitukseen meitä nyt taas arvioidaan tai jopa pelkäävät, mitä kaikkea tietoa arviointi mahtaa paljastaa minusta. Uskon, että kehittämisprojektien suunnittelijat ovat usein niin syvällä omassa projektissaan, että he unohtavat, että muu henkilöstö ei ole selvillä kehittämisen tarkoituksesta ja tavoitteista. He toimivat hyvässä tahdossa, mutta työelämää leimaava kiire välillä aiheuttaa ei-toivottuja tilanteita.

Tässä blogikirjoituksessa avaan useimmiten vastaan tulevat virheet ja erehdykset liittyen kehittämisprojekteihin ja annan vinkit siihen, miten saadaan parempia tuloksia aikaiseksi.

Tavoitetta ei ole selkeästi määritelty

On havaittu tarve kehittää, mutta kehittämisen tavoitetta ei määritellä riittävän selkeästi. Tällöin on myös toimenpiteistä ja niiden tarkoituksesta hankalampaa viestiä avoimesti ja selkeästi.

Ymmärrettävä tavoite auttaa työntekijöitä
ymmärtämään projektin tarpeellisuuden.

Toimi näin:
Mieti, mikä on kehittämisprojektin tavoite. Määrittele se tarpeeksi konkreettiseksi ja ymmärrettäväksi. Mikäli tarve on lisätä yhteistyötä eri tiimien välillä, kerrotaan, että projektin tavoitteena on yhteistyön lisääminen yhteistyö- ja vuorovaikutustaitoja parantamalla.

Asiasta viestitään epäselvästi

Viesti tulevasta arvioinnista saattaa lähteä esimerkiksi seuraavilla saatesanoilla: ”tulevaan kehityspäiväämme liittyen tulette saamaan kyselylomakkeen, jossa selvitetään jokaisen käyttäytymis- ja vuorovaikutustyyli". Sinällään asiasta on informoitu ja kerrottu mistä on kyse, mutta siitä ei vielä käy ilmi, kuka tietoja käyttää ja mihin tietoja käytetään.

Mitä vähemmän kysymyksiä ja ihmetystä,
sitä suurempi mahdollisuus projektilla on onnistua.

Toimi näin:
Kehittämisprojektista viestittäessä on tärkeää kertoa työntekijöille myös, miten tietoja tullaan hyödyntämään, missä niitä säilytetään ja kuinka kauan sekä kuka niitä pääsee tarkastelemaan. Aiemmin tässä blogissa on julkaistu artikkeli, jossa on ohjeet henkilöarviointien käyttämiseen.

Työntekijä pelkää, että hänestä paljastuu jotakin arkaluontoista

Organisaatioissa, joissa arviointeja tehdään paljon, on niiden käyttämiseen jo totuttu. Mutta on paljon työntekijäryhmiä, joille testit ja kartoitukset saattavat olla ihan uutta. Heitä saattaa pelottaa se, mitä kaikkea tietoa organisaation johto tai oma esimies voi arvionnin perusteella saada selville.

Kriittinen asenne arviointeja kohtaan
voi johtua siitä, ettei niistä tiedetä tarpeeksi.

Toimi näin:
Tällaisessa tilanteessa on syytä erityisesti panostaa viestinnässä arviointimenetelmästä kertomiseen. Selvitä työntekijöille, minkälaisesta kartoituksesta on kyse, minkälaista tietoa se tuottaa ja minkälaista tietoa sen avulla ei voida saada selville. Harva meistä haluaa paljastaa kaikkea työnantajalle ja siksi on tärkeää kertoa, ettei kartoitusmenetelmät pysty siihen.

Työntekijä ei ole selvillä oikeuksistaan

Edellisen kohdan eli arkaluontoisten asioiden paljastumisen pelossa jotkut saattavat kieltäytyä kartoituksen tekemisestä. Tilanne saattaisi kuitenkin olla toinen, jos työntekijä tietäisi, ettei esimerkiksi kollegat tai oma esimies pääse tuloksia tarkastelemaan. Usein on hyödyllisintä, että henkilö voi vastata kyselyyn rehellisesti ja hyödyntää tuloksia omaan henkilökohtaiseen kehittymiseensä. Joissakin tapauksissa tuloksia voidaan myös hyödyntää nimettömänä työyhteisön kehittämiseen. Mutta aina ei ole tarpeen, että kollegat tai edes oma esimies ovat selvillä tuloksista.

Kieltäytymiset arviointiin osallistumisesta vähenevät,
kun työntekijät ovat tietoisia oikeuksistaan.

Toimi näin:
Huolehdi siitä, että työntekijät tietävät, että heillä on oikeus päättää, kuka heidän tuloksiaan pääsee tarkastelemaan, kuinka kauan tuloksia säilytetään sellaisessa muodossa, että heidät voidaan niistä tunnistaa ja heillä on oikeus jopa kieltäytyä osallistumasta kartoitukseen. Avoimuus ja riittävä tiedottaminen mahdollistavat kehittämisprojektien paremman onnistumisen.

Kehittymistä ei tapahdu

Henkilöstön kehittämisessä usein mietitään mikä on nopein tai kustannustehokkain keino toteuttaa toimenpiteitä. Toimenpiteet saattavat jäädä näennäiseksi, eikä niissä keskitytä aidosti kehittymiseen. Harmillisen usein kuulee tapauksista, joissa henkilölle on toteutettu jokin arviointi ja tulokset on purettu yhdessä auki, mutta seuraava vaihe on jäänyt toteuttamatta. Ollaan tilanteessa, jossa työntekijät ovat saaneet mielenkiintoista informaatiota itsestään ja ehkä myös tiimistään, mutta ei tiedetä mitä sillä tiedolla pitäisi tehdä. Tai ollaan ehkä myös määritelty kehittymistavoite, mutta toteutus unohtuu jo seuraavalla viikolla, kun kehittymiselle ei tarjota riittävästi tukea.

Omien toimintatapojen muuttaminen on vaikeaa ja sorrumme helposti
vanhoihin toimintapoihimme, jos emme saa tukea kehittymisessämme.

Toimi näin:

Suunnittele etukäteen, miten prosessi etenee. Kehittyminen vaatii muutosta ja muutos ei useimmiten ole meille kovin helppoa. Vaatii harjoitusta ja kollegojen tukea tulla paremmaksi jossakin. Huolehdi, että tukea on tarjolla esimerkiksi erilaisten tapaamisten, yhteisen reflektoinnin ja sparraamisen keinoin ja että suunnitelmassa on mukana myös kehittymisen seuranta ja mahdolliset jatkotoimenpiteet.

Onnea kehittämisprojektien läpivientiin toivottaen!