Suomi nousuun johtamista muuttamalla - 5 ominaisuutta, joita esimies tarvitsee

Olen epäuskoisena seurannut uutisointeja työajan pidentämisestä. Ei kai kukaan voi tosissaan uskoa, että pidentämällä työviikkoa kahdella tunnilla, työtä tehtäisiin oikeasti enemmän tai että sillä olisi merkittäviä vaikutuksia tuottavuuteen. Melko naiivia.

Vaikka työtä tehtäisiinkin hitusen enemmän ja vuositasolla työmäärä olisi suurempi, olen valmis lyömään vetoa, että se näkyy motivaation laskuna, sitoutumattomuutena, pahoinvointina, ja sairaspoissaoloina. Eli kustannukset työnantajalle lisääntyvät.

Vähemmällä työmäärällä parempi tuottavuus

Siksi olikin ilahduttavaa lukea uutisista, miten Porschen tehtailla on jo useamman vuoden ajan työskennelty lyhyemmällä työajalla. Uudistuksen yhteydessä työntekijöiden palkka pysyi samana, mutta viikkotuntimäärä putosi tunnilla. Tämän seurauksena kuitenkin tuottavuus kasvoi. Olisiko meistä täällä Suomessa tekemään yhtä rohkeita muutoksia?


Työajan pidentäminen on vain kosmeettinen keino yrittää tehdä jotakin Suomen talouden saamiseksi nousuun. Muutosten täytyy olla suurempia ja vaikuttavampia. Itse uskon, että yksi tärkeä osa-alue on johtaminen.

Minkälaisia muutoksia tarvitsemme johtamiseen?

Organisaatioiden johto on avainasemassa siinä, miten työpaikoilla tehtävää työtä johdetaan ja organisoidaan. Suomessa on onneksi huikeasti lisääntynyt ihmisten johtamisen osaaminen, mutta paljon on vielä tehtävääkin. Harmillisen usein esimieskoulutuksissa törmää väkevään kontrollintarpeeseen ja ajatukseen siitä, että ilman käskyttämistä mitään ei tapahdu.

Olen koonnut seuraavan listan siitä, miten johtamisen tulisi muuttua. Onko lista kattava - en osaa sanoa, mutta ainakin nämä ovat tärkeitä tekijöitä, jotta Suomen kilpailukyky saadaan paremmalle tolalle. Näitä esimies tarvitsee:

1. Kyky tunnistaa tulosten kannalta olennainen

On ihan tutkimuksella todistettu, että työssä jopa viidennes ajasta kuluu toisarvoiseen puuhasteluun. Laskennallisesti tässä hukataan Suomessa jopa 10 miljardia euroa vuodessa. Luvut varmaankin vaihtelevat yrityksessä ja työtehtävässä, mutta olennaista tässä on se, että johdon kannattaa oikeasti miettiä, mikä työssä on tavoitteiden saavuttamisen kannalta tärkeää ja miten se fiksuimmin tehdään. 

Karsimalla turhat rönsyt ja epäolennainen säätäminen pois, saadaan lisää tehoa tuloksellisen työn tekemiseen. Voi käydä myös niin, että työ on mielekkäämpää ja motivoivampaa, kun keskittyminen itse työtehtävään mahdollistuu paremmin. 

2. Halu kehittää työtä ja toimintamalleja

Sen lisäksi, että kykenee tunnistamaan tuloksellisen toiminnan kannalta oleellisen, tarvitaan myös halua kehittää työtä ja toimintamalleja. Usein työntekijät ovat itse työn ja siihen liittyvien toimintapojen osalta parhaita asiantuntijoita. Useissa yrityksissä on käytännön kautta todettu, että otettaessa työntekijät mukaan työn kehittämiseen, saadaan aikaan parempia tuloksia ja toimivampi työyhteisö. Sivutuotteena usein sitoutuminen työhön ja työn mielekkyys lisääntyvät, kun työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet paranevat.

3. Taito kannustaa ja innostaa

Motivaation on osoitettu lukuisin tutkimuksin olevan tärkeä osa tuloksellista työtä. Lisäksi sillä on vaikutuksia ihmisten terveyteen ja elämänlaatuun. Eli kokonaisvaltainen hyvinvointi paranee. Joillain toimialoilla vierastetaan sanoja innostaminen ja innostuminen. Kyse on kuitenkin siitä, että johtajalla on taito löytää jokaisesta ihmisestä se ammattiylpeys ja halu tehdä työnsä hyvin.

Innostuneena eli motivoituneena ihminen haluaa antaa parhaansa työssään ja on vastoinkäymistenkin edessä valmis ponnistelemaan saavuttaakseen tuloksia. Innostuneena ihminen on myös aloitekykyisempi ja suhtautuu myönteisesti asioihin. Hyvä uutinen on myös se, että innostus tarttuu.

4. Ymmärrys siitä, että tulokset ovat tärkeintä, ei työhön käytetty aika

Kaikessa työssä ei voidaan siirtyä puhtaasti työn tuloksia mittaavaan malliin, vaan esimerkiksi kahvilassa on oltava jonkun paikalla, kun asiakas haluaa tulla kahville ja leivokselle, tai ensiavussa on oltava henkilökuntaa silloin, kun joku tuodaan vakavasti loukkaantuneena ambulanssilla ovesta sisään. Mutta näissäkin tehtävissä vielä työhön käytettyä aikaa oleellisempaa on se, miten kahvilatyöntekijä asiakkaat kohtaa - hymyillen vai ynseästi, tai miten oikeita arvioita ja hyviä päätöksiä ensiapuhenkilökunta hätätilanteessa tekee.

Työn luonne saattaa siis määrittää sen, että työpaikalla tulee olla tietty, ennalta määrätty ajanjakso. Mutta silti johtamisessa tulisi paremmin ymmärtää se, että johdamme ihmisiä tekemään työnsä ensiluokkaisesti ja suurella ylpeydellä sekä hyvällä mielellä. Miten mittaamme työn tuloksia, on siis ratkaisevaa.

Tämä saattaa olla myös listani kohdista se vaikein. Kokemukseni mukaan osalle esimiehistä on hankalaa määrittää työntekijöilleen henkilökohtaisia tavoitteita. Parhaat tulokset saavutettaneen tässäkin yhteisellä pohdinnalla ja avoimella keskustelulla.

5. Rohkeus kyseenalaistaa ja uudistua

Nyt tarvitaan rohkeaa "Entäs jos?" ajattelua. Entäs, jos tekisimmekin asiat ihan toisin? Entäs, jos antaisimme työntekijöiden päättää tästä? Entäs, jos kokeilemme uudenlaista tapaa toimia? Vain kyseenalaistamalla omaa toimintaa, voidaan löytää uudistumisen paikkoja.

Suomessakin on lukuisia esimerkkejä työyhteisöistä, joissa on lähdetty kyseenalaistamaan omia toimintatapoja ja rohkeasti kokeiltu uusia toimintamalleja. Saamme lukea lehdistä tarinoita uusia, erilaisia ja rohkeitakin toimintamalleja luoneista yrityksistä, kuten vaikkapa Supercell tai Vincit, ja samalla opimme, että uudenlaiset toimintatavat ovat siivittäneet näitä yrityksiä huikeaan menestykseen. 

Uudistumiseen kuuluu se, että aina kaikki kokeilut eivät ole toimivia. Se ei silti tarkoita sitä, että vanha toimintamalli onkin paras, palataan siihen. Vaan tarvitaan rohkeaa kokeilun ja uudistumisen jatkamista. Lopulta kuitenkaan voittaja ei ole se, joka juoksee sadasosasekunnin nopeammin tai ponnistaa puoli metriä pidemmälle, vaan se, joka keksii uuden tekniikan. Niin kuin vaikka nyt Nykäsen Matti ja V-tyyli.

Ei pidä olettaa, vaan tietää - ja osata käyttää tietoa oikein

Kuinka usein yrityksissä oletamme asioita ja teemme isojakin päätöksiä sen pohjalta? Kävin keskustelua viime viikolla erään asiakkaan kanssa siitä, että on tärkeää hankkia tietoa pohjalle, eikä toimia oletuksen mukaan. Varmasti jokainen voi allekirjoittaa tämän. Mutta silti valitettavan usein tuntuu, että yrityksissä tehdään paljon isojakin ihmisiin liittyviä päätöksiä oletusten varassa.

Meidän työmme tarkoitus on auttaa yrityksiä tekemään hyviä ihmisiin liittyviä päätöksiä, sillä ovathan ne kaikista tärkeimpiä päätöksiä. Näihin päätöksiin sisältyvät muun muassa rekrytointipäätökset, seuraajasuunnittelu ja huipputiimien muodostaminen. Rekrytointitilanteessa saatetaan  esimerkiksi olettaa henkilön aiempien työtehtävien perusteella, että hänellä on tässä tehtävässä tarvittavia tärkeitä taitoja, mikä ei kuitenkaan automaattisesti pidä paikkaansa.

"Ei pidä olettaa, vaan tietää" sanoi asiakkaani viisaasti. Tärkeitä ovat myös pienet päivittäiset päätökset. Kuten tietää, miten ihmisiä johdetaan muutoksessa tai miten kehittää yhteistyötä ja toimintatapoja. Asioiden käsittelyä helpottaa täsmällinen tieto. Lisäksi se auttaa toimenpiteiden ja viestinnän kohdistamisen oikein.

Tärkeintä ei ole itse tieto, vaan miten sitä käytetään 

Päätöksenteon lisäksi täsmällinen tieto auttaa muuallakin. Olemme havainneet sen auttavan työyhteisöjä pohtimaan esimerkiksi sitä, minkälaista on hyvä esimiestyö yrityksessä käytännön tekojen tasolla, tai sitä, miten yhteistyötä tiimin välillä voisi edistää ja varmistaa, että kaikkien vahvuudet tulevat parhaalla mahdollisella tavalla käyttöön.

Omassa työssäni olen huomannut parhaaksi ne keskustelut, joita tiedon pohjalta käydään. Tieto auttaa muodostamaan yhteisen näkemyksen asiasta sekä antaa yhteisen kielen puhua aiheesta. Se mahdollistaa yhteisten oivallusten syntymisen ja asioiden kehittämisen yhteisymmärryksessä. Liian usein työkaluja pidetään työkaluina, eikä nähdä niiden tarjoamaa suurinta hyötyä.

Otetaanpa vaikka esimerkkinä muutosjohtaminen. Muutoksen läpivieminen organisaatiossa edellyttää sitä, että myös työntekijät ovat motivoituneita omaksumaan muutoksen osaksi päivittäistä työtään. Liian usein kuitenkin kaikki paukut laitetaan muutosprosessin suunnitteluun ja läpiviemiseen ylätasolla, kun esimiehet jäävät kovin yksin muutoksen viestimisessä työntekijöille niin, että se tulisi osaksi arjen tekemistä.

Arpapeliä vai tarkoituksellista toimintaa?

Jatkuva kiire aiheuttaa sen, että yhä useammassa työyhteisössä keskitytään vain tekemiseen. Kehittämistilanteessa lähtötilanteen selvittäminen saatetaan tehdä hyvin epämääräisesti, jolloin toimenpiteet ovat aika hakuammuntaa. Kehittämisprojektin onnistuminenkin on tällöin ymmärrettävästi ihan arpapeliä.

Eräässä asiakasorganisaatiossamme käynnistettiin esimiestyön kehittämisprojekti, jossa haluttiin selvittää esimiesten kompetensseja nimenomaisesti esimiestyön näkökulmasta ja kehittää heidän esimiesosaamistaan. Oli havahduttu siihen, että haluttiin hyvän esimiestyön olevan tärkeä osa yrityksen imagoa.

Autoimme asiakastamme määrittelemään sen, mitä hyvä esimiestyö heillä tarkoittaa. Kuitenkin keskustelu esimiestyön kriteereistä osoitti, että johdolla oli jokaisella hieman eri näkemykset aiheesta. Yhteinen keskustelu on siis ensiarvoisen tärkeää, jotta ei toimita oletusten pohjalta. Siten vältytään myös väärinkäsityksiltä ja myöhempien ristiriitojen syntymiseltä. Yhteinen keskustelu auttoi myös määrittelemään sen, mitkä seikat ovat prioriteetiltaan tärkeämpiä ja mitkä vähemmän tärkeitä.

Käytettävissä olevaa tietoa kannattaa hyödyntää yhteisen näkemyksen muodostamiseen siitä mitä tavoitellaan. Sen jälkeen on helpompi suunnitella järkeviä ja tarkoituksenmukaisia kehittämistoimenpiteitä ja lopputuloksena on onnistuneempia toteutuksia.

Millainen on tulevaisuuden johtaja, joka siivittää yrityksen menestykseen?

"Haluamme muutosjohtajan" "Johdat valmentavalla otteella"

"Pitää kyetä pitämään monta lankaa käsissään" "Sinulla on hyvä paineensietokyky"

"Olet joukkuepelaaja" "Haemme innostavaa ja innovatiivista johtajaa" "Pystyt viestimään asioista tehokkaasti ja ymmärrettävästi"

"Etsimme energistä ja tuloshakuista johtajaa" "Kykenet luomaan me-henkeä ja johdat joukkoja edestä omalla esimerkilläsi"

Tuttuja lauseita työpaikkailmoituksista, eikö vaan?

Millaisia trendejä johtamisessa on viime aikoina ollut?

Yksi "hot topic" trendi on ollut (ja ehkä edelleenkin on) muutosjohtaminen. Pikkuhiljaa on kuitenkin alettu ymmärtää, että muutos on jatkuva asiaintila ja kun johdetaan muutosta, johdetaan ihmisiä. Ihmisten johtamisen taito on olennaista. Kun ymmärrät ihmisten erilaisuutta, ja tunnet itsesi vuorovaikuttajana, osaat johtaa muutosta!

Toinen pinnalla ollut trendi on ollut valmentava johtaminen. Nykyisin tiedostetaan, että tämän päivän suomalainen tietotyöläinen, erityisesti y-sukupolven edustaja puhumattakaan z-sukupolvesta, sietää huonosti ylhäältä annettuja käskyjä, joita tulisi noudattaa mukisematta. Johdettavaa tulee sparrata rohkeuteen hyödyntää omaa oivallus- ja arviointikykyä. On osattava myös käydä keskustelua toimivista tai toimimattomista etenemistavoista ja annettava kannustavaa ja korjaavaa palautetta siten, että kuulija pystyy sen ottamaan vastaan. Ihmisten kohtaamisen taito on olennaista. Kun tiedät, miten keskustelet erilaisten ihmisten kanssa ja ymmärrät ihmisten motivoitumisen erilaisia tapoja, kykenet valmentavaan johtamiseen!

Innovatiivinen johtajuus herättää mielestäni kysymyksiä. Eikö johtajalta tarvittaisi ennemminkin kykyä nostaa asiantuntijoiden ja tiimiläisten innovatiivisuus esiin? Eikö johtajan tehtävä ole raivata tilaa työntekijöiden mahdollisuudelle kukoistaa? On vanhanaikaista ajatella, että juuri johtajan pitäisi kyetä esittämään uudet ideat ja innovoida. Parikymmentä vuotta sitten johtaja oli se, jolla oli paras osaaminen ja asiantuntijuus ja hän teki päätökset itsenäisesti "suuressa viisaudessaan". Tänä päivänä maailma on sen verran monimutkaisempi, että johtajankin tulee nöyrtyä tämän monimuotoisuuden edessä ja ymmärtää, että yksi ihminen ei voi hallita kaikkea. 

Millaisia trendejä voidaan odottaa johtamiselta tulevaisuudessa?

Maailma on täynnä pirstaletietoa, asiat muuttuvat nopeasti ja ongelmat, joihin ihmisten tarvitsee keskittyä, ovat entistä vaikeampia, sanoo aivotutkija Katri Saarikivi Helsingin yliopistosta (ESS 26.1.2015). Tietokasan jäsentämisessä voivat auttaa toiset ihmiset ja itsensä ohjaaminen. 

"Uusi älykkyys nousee toisten ajatusten hyödyntämisestä."
(ESS 26.1.2015)

Tutkimuksissa on löydetty mielenkiintoinen havainto vuorovaikutuksen vaikutuksista aivotoiminnan tasolla.  Kahden ihmisen aivojen rytminen toiminta synkronisoituu samanaikaiseksi yhteistoiminnan aikana. Neurotieteissä on ryhdytty tutkimaan nimenomaan vuorovaikutusta. Kiinnostuksella odotan näiden tutkimusten etenemistä ja hyödyntämistä myös työelämässä ja johtamisessa.

Millainen johtajuus on siis tulevaisuuden trendi? Minun ääneni saa 

VUOROVAIKUTTAVA JOHTAJUUS 

Taitavan vuorovaikuttajan ei tarvitse olla ekstrovertti tai hyvä esiintyjä. Jo sen ymmärtäminen, että oma tyyli viestiä tiimiläisille ei olekaan aina toimiva tai joku työntekijä ei pysty ottamaan palautetta vastaan, mikäli ilmaiset sen vaikkapa liian suoraviivaisesti, on ensimmäinen askel vuorovaikuttavaa johtajuutta kohti. 

Jos käytät vielä hetken sen miettimiseen, millä tavalla tai mitä sanoja käyttämällä saisit viestisi paremmin kuulluksi, olet ottanut jo toisen askeleen eteenpäin. 

Suoraviivaisella ja ehkä asiakeskeisellä tyylillä korjaavan palautteen yleensä esittävä voi tuoda mukaan ripauksen empaattisuutta ja mainita vaikkapa, että "Minullakin on ollut kokemusta tämän asian haasteiden kanssa kamppailussa, ja että tilanteesta eteenpäin pääseminen edellytti asiaa x tai y. Voisinko ehdottaa, että kokeilisit keinoa a tai b, tai haluaisitko ensin ehdottaa itse korjauksia tähän?"

Yksi + yksi on enemmän kuin kaksi. Kun useampi ihminen pyrkii yhteisesti määriteltyyn tavoitteeseen ja pääsee vaikuttamaan omalla panostuksellaan tavoitteen saavuttamiseen, saavat he moninkertaisesti tehokkaammin, paremmin, innovatiivisemmin, älykkäämmin tuloksia aikaan. Siksi tulevaisuuden johtaja, joka siivittää yrityksen menestykseen, on vuorovaikuttava johtaja. 

Mitä mieltä SINÄ olet?