Ei pidä olettaa, vaan tietää - ja osata käyttää tietoa oikein

Kuinka usein yrityksissä oletamme asioita ja teemme isojakin päätöksiä sen pohjalta? Kävin keskustelua viime viikolla erään asiakkaan kanssa siitä, että on tärkeää hankkia tietoa pohjalle, eikä toimia oletuksen mukaan. Varmasti jokainen voi allekirjoittaa tämän. Mutta silti valitettavan usein tuntuu, että yrityksissä tehdään paljon isojakin ihmisiin liittyviä päätöksiä oletusten varassa.

Meidän työmme tarkoitus on auttaa yrityksiä tekemään hyviä ihmisiin liittyviä päätöksiä, sillä ovathan ne kaikista tärkeimpiä päätöksiä. Näihin päätöksiin sisältyvät muun muassa rekrytointipäätökset, seuraajasuunnittelu ja huipputiimien muodostaminen. Rekrytointitilanteessa saatetaan  esimerkiksi olettaa henkilön aiempien työtehtävien perusteella, että hänellä on tässä tehtävässä tarvittavia tärkeitä taitoja, mikä ei kuitenkaan automaattisesti pidä paikkaansa.

"Ei pidä olettaa, vaan tietää" sanoi asiakkaani viisaasti. Tärkeitä ovat myös pienet päivittäiset päätökset. Kuten tietää, miten ihmisiä johdetaan muutoksessa tai miten kehittää yhteistyötä ja toimintatapoja. Asioiden käsittelyä helpottaa täsmällinen tieto. Lisäksi se auttaa toimenpiteiden ja viestinnän kohdistamisen oikein.

Tärkeintä ei ole itse tieto, vaan miten sitä käytetään 

Päätöksenteon lisäksi täsmällinen tieto auttaa muuallakin. Olemme havainneet sen auttavan työyhteisöjä pohtimaan esimerkiksi sitä, minkälaista on hyvä esimiestyö yrityksessä käytännön tekojen tasolla, tai sitä, miten yhteistyötä tiimin välillä voisi edistää ja varmistaa, että kaikkien vahvuudet tulevat parhaalla mahdollisella tavalla käyttöön.

Omassa työssäni olen huomannut parhaaksi ne keskustelut, joita tiedon pohjalta käydään. Tieto auttaa muodostamaan yhteisen näkemyksen asiasta sekä antaa yhteisen kielen puhua aiheesta. Se mahdollistaa yhteisten oivallusten syntymisen ja asioiden kehittämisen yhteisymmärryksessä. Liian usein työkaluja pidetään työkaluina, eikä nähdä niiden tarjoamaa suurinta hyötyä.

Otetaanpa vaikka esimerkkinä muutosjohtaminen. Muutoksen läpivieminen organisaatiossa edellyttää sitä, että myös työntekijät ovat motivoituneita omaksumaan muutoksen osaksi päivittäistä työtään. Liian usein kuitenkin kaikki paukut laitetaan muutosprosessin suunnitteluun ja läpiviemiseen ylätasolla, kun esimiehet jäävät kovin yksin muutoksen viestimisessä työntekijöille niin, että se tulisi osaksi arjen tekemistä.

Arpapeliä vai tarkoituksellista toimintaa?

Jatkuva kiire aiheuttaa sen, että yhä useammassa työyhteisössä keskitytään vain tekemiseen. Kehittämistilanteessa lähtötilanteen selvittäminen saatetaan tehdä hyvin epämääräisesti, jolloin toimenpiteet ovat aika hakuammuntaa. Kehittämisprojektin onnistuminenkin on tällöin ymmärrettävästi ihan arpapeliä.

Eräässä asiakasorganisaatiossamme käynnistettiin esimiestyön kehittämisprojekti, jossa haluttiin selvittää esimiesten kompetensseja nimenomaisesti esimiestyön näkökulmasta ja kehittää heidän esimiesosaamistaan. Oli havahduttu siihen, että haluttiin hyvän esimiestyön olevan tärkeä osa yrityksen imagoa.

Autoimme asiakastamme määrittelemään sen, mitä hyvä esimiestyö heillä tarkoittaa. Kuitenkin keskustelu esimiestyön kriteereistä osoitti, että johdolla oli jokaisella hieman eri näkemykset aiheesta. Yhteinen keskustelu on siis ensiarvoisen tärkeää, jotta ei toimita oletusten pohjalta. Siten vältytään myös väärinkäsityksiltä ja myöhempien ristiriitojen syntymiseltä. Yhteinen keskustelu auttoi myös määrittelemään sen, mitkä seikat ovat prioriteetiltaan tärkeämpiä ja mitkä vähemmän tärkeitä.

Käytettävissä olevaa tietoa kannattaa hyödyntää yhteisen näkemyksen muodostamiseen siitä mitä tavoitellaan. Sen jälkeen on helpompi suunnitella järkeviä ja tarkoituksenmukaisia kehittämistoimenpiteitä ja lopputuloksena on onnistuneempia toteutuksia.

10 vinkkiä työilmapiirin parantamiseen

Huonon työilmapiirin taustalla voi olla ristiriidat
työntekijöiden tai yksiköiden välillä, esimiehen
johtamistyyli tai yksilön asenne.

Monessa organisaatiossa tai tiimissä mietitään keinoja työilmapiirin parantamiseen. Huono työilmapiiri heikentää työn tuloksia, vaikuttaa motivaatioon ja suoriutumiseen, nakertaa yhteishenkeä ja jopa lisää sairaspoissaolojen määrää. Työilmapiirilla on siis merkittävästi vaikutusta yrityksen menestymiseen.

Huonon työilmapiirin taustalla on usein ristiriidat työyhteisössä. Ristiriidat taas voivat johtua työyhteisön ilmapiiristä (kyllä - melkoinen kehä, vai mitä?), esimiehen johtamistyylistä, työryhmän ilmapiiristä tai yksilön asenteesta työtä kohtaan. Hyvä työkulttuuri luo pohjan hyvälle työilmapiirille.

No, miten huonoa työilmapiiriä sitten voisi lähteä parantamaan? Tässä blogikirjoituksessa pyrin antamaan konkreettisia keinoja ilmapiirin kehittämiseen ja me-hengen lisäämiseen.

1. Keskustele yhteisistä pelisäännöistä

Todella monissa organisaatiossa toimintatavat ja yhteiset säännöt ovat kaikkien tiedossa. Tai ainakin niin kuvitellaan. Niin kauan, kun pelisäännöt ei ole kirjoitettuna ylös ja niistä ei keskustella, voi jokainen työyhteisön jäsen tulkita niitä vähän omalla tavallaan. Ja kuka muistaa selvittää ne uudelle työntekijälle? Pelisääntöjen tulisi olla yhdessä luodut ja kirjoitettu ylös näkyvälle paikalle. Tällöin ne on helppo muistaa, ne muistuttavat olemassaolostaan ja niihin on helpompi sitoutua.

Tein aikoinaan yhdelle organisaatiolle kehittämispäivän, jossa lähdimme yhdessä pohtimaan työyhteisön hyviä ja huonoja toimintatapoja ja keskustelemaan siitä, mitä työyhteisön jäsenet odottavat yhteistyöltä. Päivän päätteeksi meillä oli yhdessä muodostetut pelisäännöt, joiden luomiseksi oli käyty paljon hyödyllistä keskustelua ja istutettu siemen parempaan me-henkeen. Vuosi kehittämispäivän jälkeen asiakas kertoi me-hengen ja yhteistyön lisääntyneen ja työyhteisön ilmapiirin parantuneen.

2. Arvosta työkavereitasi - älä arvostele

Arvostaminen kuuluu mielestäni niihin asioihin, joka on itsestäänselvyys työilmapiiristä puhuttaessa. Silti syyllistymme kovin usein itse kukin huomaamattamme arvosteluun. En osaakaan arvostaa työkaverin erilaista näkemystä, koska mielestäni hän on väärässä. Tai hän hoiti jonkun yhteiseen projektiimme liittyvän asian mielestäni aivan väärin. Jälleen arvostelen häntä - ainakin mielessäni. Ehkä huomaat nyt, mitä tarkoitan. Periaatteessa kyllä arvostamme toisiamme kovastikin, mutta pieni ruttu ja heti olemme valmiita arvostelemaan toisen toimintaa.

Arvostusta täytyy opetella. Omaan käyttäytymiseen täytyy todella kiinnittää huomiota, että voisi vähentää arvostelua ja lisätä arvostamista. Arvostamisen kulttuuri rakentuu myös kovin hitaasti. Jos arvostus puuttuu, on sen lähdettävä johdosta. Toisaalta jokaisella meillä on vastuu toistemme arvostamisessa.

3. Jaa runsaasti ja avoimesti tietoa

Avoimuus on hankala asia. Yhä useammat yritykset kuitenkin vannovat avoimuuden nimiin. Sen ei välttämättä tarvitse tarkoittaa, että ihan kaikki tieto on avointa ja kaikkien saatavilla, mutta joissain tapauksissa se on juuri sitä. Kun tietoa on runsaasti tarjolla, ei kaikki tieto edes jaksa työntekijöitä kiinnostaa.

Mitä enemmän työntekijät saavat tietoa yrityksestä, sen suunnitelmista, omaa työtään koskevista päätöksistä ja niin edelleen, sen helpompi heidän on keskittyä tekemään omassa työssään parhaansa. Pahimmillaan, työntekijä voi olla kuin silmät sidottuna pimeässä hapuileva, joka yrittää tehdä parhaansa yrityksen eteen, mutta ei onnistu siinä millään, kun ei tiedä mitä pitäisi tehdä ja minne suuntaan mennä.

4. Edistä vapaamuotoista kommunikointia

Kun ihmisiltä kysytään, mikä saa heidät lähtemään aamuisin töihin, on usein palkan ohella kärjessä hyvät työkaverit. Mitä paremmin ihmiset tuntevat toisensa, sen paremmin yhteistyö sujuu. Työyhteisössä onkin tärkeää edistää vapaamuotoista kommunikointia työhön liittyvän vuoropuhelun lisäksi.

Tärkeää on, että kokoonnutaan välillä yhdessä kahville tai lähdetään porukalla lounaalle. Kahvihuoneeseen tai muihin vapaamuotoista kommunikointia edistäviin tiloihin kannattaa panostaa. Voidaan myös sopia, että tiettynä päivänä kaikki osallistuvat yhteiseen iltapäiväkahvihetkeen, kuten sovittiin aiemmin mainitsemani työyhteisön kehittämispäivässä.

5. Edistä auttamisen kulttuuria

Saanko apua ja tukea työkavereilta, kun jokin työtehtävä tuntuu ylitsepääsemättömältä tai hommia on kasautunut vino pino työpöydälle? Auttaminen lisää merkittävästi tunnetta siitä, että ollaan tekemässä yhdessä töitä. Avun pyytäminenkin on tärkeää, mutta kynnys pyytää sitä voi nousta todella korkeaksi, jos apua ei ole tapana antaa.

Auttamisen kulttuuria voi estää se, jos yrityksen kulttuuri perustuu vahvasti kilpailulle. Kilpailussa on omat hyvät puolensa työn tuloksellisuuden kanssa, mutta voiko kilpakumppani myös auttaa kaveria onnistumaan. On hyvä pohtia sitä, miten paljon kilpailuasetelmien luominen edistää organisaation tavoitteiden toteutumista ja miten paljon voidaan saavuttaa auttamisen kulttuuria luomalla. Palkkauksen vaikutuksesta kilpailuun ja auttamiseen tarjoaa oivan näkökulman Palkkaus - tärkeä pala yrityskulttuuria -kirjoitus.

6. Osallista erilaisia ihmisiä keskusteluun. Myös niitä, jotka eivät helposti avaa suutaan.

Jokaisessa porukassa on ne, jotka ovat enemmän äänessä ja joilla on mielipide joka asiaan. Ja sitten on niitä, jotka eivät tuo omaa mielipidettään koko ajan esille, jos koskaan. Työyhteisön toimivuuden kannalta on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että myös hiljaisempien äänet tulevat kuuluviin. Ota aktiivisesti eri ihmisiä mukaan keskusteluun, pyydä näkemyksiä ja mielipiteitä.

Vaikeammista asioista voidaan mielipiteitä ja näkökulmia kerätä esim. fläppitaululla tai post-it -lapuilla kahvihuoneen seinälle. Kokouksissa ja palavereissa voidaan jakaa puheenvuoroja jokaiselle. Näin varmistetaan, että kaikki tulevat kuulluiksi, ei vain ne, jotka innokkaimmin haluavat kertoa oman mielipiteensä.

7. Kiitä usein ja juhli onnistumisia

Tuntuu, että olen viime vuosina hokenut tätä kyllästymiseen saakka, mutta asia on todella tärkeä. Ihmismielen taipumuksena on keskittyä enemmän keskeneräisiin asioihin, epäonnistumisiin ja murehtimiseen. Siksi on tärkeää, että myös työssä huomioimme onnistumiset ja saavutukset. Huomioimisen ei tarvitse useinkaan olla suurellista. Ääneen lausuttu kiitos, kakkukahvit tai pomon tarjoama lounas ovat kaikki hyviä keinoja. Kiittämällä nostetaan esille onnistumisen hetket. Parhaimmillaan onnistumisia juhlitaan yhdessä - yhteisen työn tuloksena.

8. Löytäkää yhteisiä naurun aiheita

Huumori on hyvää mieltä ja yhteishenkeä lisäävä tekijä. Huumori on kuitenkin vaikea laji. Työilmapiiriä kehittävä huumori lähtee yhteisistä naurun aiheista. Se ei saa olla sarkastista huumoria tai toisten kustannuksella nauramista. Itselleen ja omille töppäilyilleen voi aina nauraa yhdessä muiden kanssa. Myös hauskat tilanteet ja kommellukset voivat tuoda huumoria työn arkeen.

Toivottavasti enää ei löydy niitä työpaikkoja, joissa kahvihuoneesta kaikuva nauru tuomitaan. Naurua tarvitaan - se lisää hyvää oloa ja yhteenkuuluvuutta ja sitä kautta parantaa työilmapiiriä, motivaatiota ja tuloksentekokykyä.

9. Vapaamuotoiset illanvietot rakentavat me-henkeä

Vaikka tyky- ja virkistyspäiviä on kritisoitu kovastikin viime vuosina, on niille ja muille vapaamuotoisille illanvietoille silti paikkansa työhyvinvoinnin rakentajina. Vapaamuotoisissa tapahtumissa työntekijät tutustuvat toisiinsa myös työn ulkopuolella ja mahdollisuudet vapaamuotoiseen kommunikointiin lisääntyvät. Yhteinen tekeminen ja yhteisten asioiden kokeminen tuovat yhteiseen kokemuspankkiin muistoja ja ne puolestaan luovat pohjaa hyvälle vuorovaikutukselle ja yhteistyölle.

10. Edistä erilaisuuden ymmärtämistä

Ristiriidat usein syntyvät syystä, että katsomme asioita erilaisesta näkövinkkelistä. Ristiriitojen syveneminen taas johtuu persoonallisuuden eroista. Työyhteisön vuorovaikutuksen ja yhteistyön kannalta on tärkeää, että ihmiset ymmärtävät mitä erilaisuus tarkoittaa käytännössä, miten se on otettava huomioon työn arjessa, kommunikoinnissa ja työn suunnittelussa.

Sitä paremmin ymmärrämme ja siedämme erilaisuutta, mitä paremmin tunnemme toisemme. Aina meillä ei ole kuitenkaan aikaa odottaa vuosia, että ymmärrämme toisiamme. Konkreettisista apukeinoista erilaisuuden todentamiseen ja hahmottamiseen on apua. Osoitetaanpa erilaisuus millä välineellä tahansa (suosittelen kuitenkin lämpimästi meidän tarjoamaa EASI-kartoitusta), tärkeintä on sen pohjalta syntyvä ja käytävä keskustelu sekä pyrkimys erilaisuuden hyödyntämisestä vahvuutena.


Työilmapiirin kehittämisen kannalta tärkeää on se, että tunnistat ne seikat, jotka juuri nyt kaipaavat eniten työstämistä. Varaudu myös siiihen, että asiat muuttuvat pikkuhiljaa, pikalaastaria ei ole. Suurin muutos tapahtuu tekemällä pieniä asioita joka päivä paremman työilmapiirin eteen.