Kyky antaa ja vastaanottaa palautetta on kriittinen menestystekijä

Palaute on aiheena tullut viime aikoina vastaan siellä täällä. Siitä on kirjoitettu Hesarissa, olen lukenut siitä blogeissa ja eri kirjojen sivuilta, päätynyt tuttavien kanssa keskustelemaan siitä ja jopa kirjoittamaan siitä blogiin. 

Palautteenantamisen- ja vastaanottamisentaito tulisi kuulua jokaisen työntekijän perustaitoihin, mutta harvalla nämä taidot loppujen lopuksi on kovin hyvin hallussa. Kuitenkin me kaikki hyötyisimme siitä osaamisesta työssämme ja monet asiat yksinkertaistuisivat huomattavasti.

Tämän artikkelin tarkoituksena on tarkastella palautteen vaikutuksia yhteistyöhön ja organisaatioiden toimintaan.

Helpommin sanottu kuin tehty

Palautteesta on helppoa puhua ja kirjoittaa ja antaa loistavia "näin teet sen" -vinkkejä. Käytännössä olen kuitenkin itse päässyt testaamaan viime aikoina omia taitojani niin palautteen antamisessa kuin vastaanottamisessakin. Täytyypä sanoa, että en ole kummassakaan kovin hyvä.

Hesarin kirjoituksessa kerrottiin, että vanha hampurilaismalli on romukoppakamaa. Kun palaute kiedotaan kiitoksiin ja positiiviseen sanomaan, tärkein viesti jää usein epäselväksi - tai jopa huomaamatta - vastaanottajalta. 

Uskon tähän täysin. Käytännössä kuitenkin tuntuu paljon helpommalta antaa palautetta, kun siihen saa yhdistää hieman kehuja ja kiitosta. Suoraan rakentavan palautteen antamiseen meneminen hirvittää. Etenkin jos en oikein tiedä, miten viestin vastaanottaja palautteen kokee.

Mielenkiintoista onkin seurata eri ihmisten kykyä vastaanottaa palautetta. Usein, jos olemme samaa mieltä palautteesta tai ymmärrämme hyvin antajan näkökulman, kykenemme ottamaan palautteen paremmin vastaan.

Itsessäni olen huomannut sen, että jos olen pyytänyt palautetta jostakin asiasta, mutta palautteenantaja keskittyykin ruotimaan jotakin muuta kuin pyydettyä asiaa, on kärsivällisyyteni heti koetuksella ja haluan ohjata toisen osapuolen takaisin sen asian pariin, josta palautetta kaipasin. Miksi on niin vaikeaa ottaa vastaan palaute, johon en ole valmistautunut?

Oppia maailmalta

Olen tässä blogissa aiemminkin kirjoittanut Jack Welchiltä oppimastani. Luen parhaillaan Welchin kirjaa Voittajaksi (Edita 2005), jossa käsitellään myös palautetta. Tosiasia on, että ilman palautetta ei kehittymistä juurikaan tapahdu.

Toki voimme antaa itse itsellemme palautetta eli reflektoida tekemisiämme ja oppimaamme. Mutta tarkastelemme yleensä asioita melko subjektiivisesti ja etenkin työyhteisössä on tärkeää, että pystymme toimimaan siellä koko organisaatiota palvelevalla tavalla ja hyvässä yhteistyössä muiden kanssa.

Welchin näkökulma asiaan on se, että palautetta on annettava. Muutenhan työntekijät eivät voi tietää, miten parantaa suoritustaan ja kehittää toimintaa. Mikä organisaatio voi menestyä, jos kehittymistä ei tapahdu.

Kun palautteenantamiselle on rakennettu selkeä malli ja systeemi, se tulee automaattisesti ja on selkeä kaikille työntekijöille. Welchillä tähän liittyy  suoritusten mittaaminen ja sehän viime kädessä ratkaisee, onko työntekijä onnistunut vai ei.

Palautetta kaikilta kaikille

Haluan kehittää omaa toimintaani jatkuvasti. Pyrin päivittäin tulemaan paremmaksi oman työni ja ajanäkäyttöni suunnittelussa, vuorovaikuttamisessa toisten kanssa sekä lukuisissa muissa asioissa. Tarkkailen ja reflektoin omaa toimintaani taukoamatta. Ehkä välillä ihan rasittavuuteen asti.

Koska vaadin itseltäni hurjan paljon (usein odotukseni itselleni ovat jopa kohtuuttomia), vaadin paljon myös ympärilläni olevilta ihmisiltä. Kun huomaan toisen toiminnassa olevan kehitettävää, tekisi mieleni antaa palautetta. Nykyisin kuitenkin pidättäydyn useimmiten kertomasta, missä toisella mielestäni olisi parantamisen varaa. 

Ensinnäkin, kaikki eivät halua kehittää ja kehittyä jatkuvasti. Toisekseen, en halua loukata toisia ihmisiä tarkoituksellisesti. Ja kolmanneksi pysähdyn aina myös miettimään, että mikä minä loppujen lopuksi olen sanomaan ja arvioimaan toisten käyttäytymistä. Voin yrittää arvostaa heitä sellaisena kuin he ovat ja mikäli he haluavat palautetta, annan sitä mielelläni.

Koulutuksissa peräänkuulutan palautteen tärkeyttä. Toitotan myös sitä, että palautetta kuuluu antaa joka suuntaan: ylhäältä alas, alhaalta ylös ja myös vertikaalissa eli kollegalta kollegalle. Yleensä keskityn palautteessa myös puhumaan myönteisen palautteen antamisesta. Mutta tutkimukset osoittavat, että tarvitsemme tietoa myös asioista, joissa voimme parantaa ja kehittyä.

Hyvänä nyrkkisääntönä tässä ehkä kannattaa pitää sitä, että antaa toiselle palautetta kehitettävästä asiasta silloin, kun se häiritsee sinua (minua) jatkuvasti tai se haittaa hyvän tuloksen syntymistä. Ei puututa kuitenkaan kaikkiin toistemme pikku virheisiin.

Miksi todenmukainen palaute on tärkeää?

Juttelin tuttavani kanssa viime viikolla tilanteesta, jossa häneltä oli pyydetty palautetta projektitiimissä uudesta alihankkijan edustajasta ja tämän työstä. Tuttavani ei oikein tiennyt, miten kyseinen henkilö oli tehtävänsä hoitanut, eikä hänellä ollut tästä käsitystä. Kiireidensä keskellä hän päätyi muotoilemaan henkilöstä yleispätevän ja -mukavan palautteen tyyliin "hyvin menee" ja "jatka samaan malliin".

Jonkin ajan kuluttua, alihankkijan edustaja oli saanut merkittävämmän roolin projektissa ja ilmeisesti päätynyt tekemään toimenpiteitä, jotka eivät edistäneet projektin etenemistä ja hänen toimistaan oli mahdollisesti ollut jopa haittaa. Tuttavani tuskaillessa kiusallista tilannetta, jossa asiakkaat jo vaativat hyvityksiä projektin viivästymisestä, pohdimme yhdessä, miten hänen aiemmin antamansa palaute oli mahdollisesti vaikuttanut asiaan.

Jos hän ei olisi antanut ympäripyöreää arviotaan, vaan kertonut rehellisesti, ettei hän tiennyt kyseisestä henkilöstä riittävästi antaakseen palautetta, ei ehkä olisi päädytty tähän tilanteeseen. Usein kuitenkin ajattelemme säästävämme aikaa ja eri osapuolten tunteita antamalla kivan ja neutraalilta tuntuvan palautteen, kun emme kerro totuutta. Todenmukaisesti, mutta rakentavasti annettu palaute vie asioita kestävällä tavalla eteenpäin.

Mitä toimiva palautekulttuuri voi tehdä organisaatiolle?

Palautteenantamisen ja -vastaanottamisen taitoja tulee kehittää. Uskon tässä olevan yksi avaintekijä työyhteisöjen hyvinvoinnin ja menestymisen lisäämisessä. Kun palautekulttuuri on olemassa ja toimii, on epäkohtiin puuttuminen nopeaa ja yritys voi keskittyä asioiden edistämiseen ja mikä tärkeintä menestymiseen.

Palaute on työkalu. Se synnyttää kaivattua keskustelua ja tähtää parantamiseen. Sen käyttäminen edellyttää kuitenkin luottamusta, arvostusta ja rohkeutta. On tärkeää, että tunnemme toisemme riittävän hyvin ja ymmärrämme toistemme erilaisuutta, jotta uskallamme antaa palautetta rehellisesti.

Panostamalla itsemme ja työkavereidemme tuntemiseen paremmin sekä hiomalla työyhteisössä tärkeitä taitoja kasvamme joukoksi, joka siivittää organisaation menestykseen.

Oletko niin rohkea, että aloitat palautteenantamisen harjoittelun antamalla palautetta tästä artikkelista kommenttikenttään tähän alapuolelle?