Etä- ja virtuaalityön johtaminen

Yhä useammissa organisaatioissa alkaa olla arkipäivää etätyön salliminen. Etätyöhön jopa halutaan kannustaa, koska toimitilojen kustannuksiin toivotaan säästöjä. Edistyksellisimmissä organisaatioissa puhutaan ajasta ja paikasta riippumattomasta työstä. Ollaan valmiita ottamaan askel suuntaan, jossa työpaikalla vietetty aika ei enää olekaan ratkaiseva tekijä, vaan se, että syntyy tulosta.

Tässä blogikirjoituksessa haluan erityisesti keskittyä aiheeseen johtamisen näkökulmasta. Aiemmin kirjoitinkin etäjohtamisen haasteista. Nyt tarkoitukseni on nostaa esille eri tutkimuksissa esiintulleita seikkoja. Tavoitteena on, että tämän kirjoituksen avulla opit tunnistamaan ne osa-alueet, joita omassa organisaatiossasi tai omassa esimiestyössäsi on tarpeen kehittää, jotta onnistuisit etätyöntekijöiden ja virtuaalisesti toimivien tiimien johtamisessa.

Etätyö, hajautettu työ ja liikkuva työ - mistä on kyse?

Alkuun lienee tarpeen määritellä hieman näitä termejä, koska tähän keskusteluun liittyy monia erilaisia käsitteitä, joita käytetään iloisesti sekaisinkin.

Etätyö on ansiotyötä, jota tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Se voi olla jatkuvaa eli työntekijä tekee jatkuvasti työtä etäällä, esimerkiksi kotoaan käsin, tai se voi olla säännöllistä eli esimerkiksi aina perjantaisin tai se voi olla satunnaista. Etätyölle tunnusomaista on tietotekniikan käyttö. Yleensä etätyö on kuitenkin työtä, jota luonteensa puolesta voisi tehdä myös työpaikalla. Etätyöhön usein liittyy myös ajasta ja paikasta riippumattomat työjärjestelyt, joskin tuntuu olevan melko tavanomaista, että etätyöntekijän oletetaan olevan tavoitettavissa normaalin toimistoajan puitteissa.

Hajautettu työ on etätyötä laajempi käsite. Siitä käytetään myös käsitteitä virtuaalityö ja virtuaalitiimi sekä läsnätyö. Hajautettua työtä tehdään kokonaan tai osittain tieto- ja viestintätekniikan välityksellä. Tunnusomaista hajautetulle eli virtuaalityölle (termi, jota itse suosin) on työskentely yhteisen tavoitteen eteen.

Liikkuva työ on nimensä mukaisesti liikkuvaa. Toisin sanoen työnteon paikat vaihtelevat jatkuvasti johtuen työnteon luonteesta. Siitä käytetään myös käsiteitä monipaikkainen työ ja mobiilityö. Liikkuvaan työhönkin nykyisin saattaa kuulut tieto- ja viestintäteknologia, koska lähestulkoon kaikilla on tietokone mukana ainakin älypuhelimessa. Liikkuvaa työtä tekevät esimerkiksi matkustavat myyntihenkilöt, poliisit, asiantuntijat, projektityöntekijät ja erilaiset kenttätyöntekijät, kuten huoltomiehet.

Työntekijöiden itsenäisyys ja vastuunotto lisääntyvät

Etätyössä ja etenkin virtuaalityössä korostuu työntekijän mahdollisuus itse kontrolloida omaa työtään. Vapaus tehdä omaan työhön liittyviä päätöksiä tuo mukanaan vastuuta. Monissa organisaatioissa onkin huomattu etätyön ja virtuaalisesti tehtävän työn lisäävän työntekijöiden itsenäisyyttä ja oma-aloitteisuutta. Eräässä organisaatiossa toteutettiin ajasta ja paikasta riippumattoman työn pilottihanke, jonka perusteella saatiin seuraavanlaisia kokemuksia:

Parantaa luottamuskulttuuria
Joustavien työskentelymahdollisuuksien tarjoaminen työntekijöille on osoitus siitä, että heihin luotetaan. Luottamus kasvattaa luottamusta eli työntekijöiden kokemus siitä, että johto luottaa työntekijöihin synnyttää luottamusta organisaatioon ja sen johtoon. Lisäksi se, että luotetaan, synnyttää myös tunteen siitä, että työn tulos on merkittävä, eikä työpaikalla vietetty aika.

Etätyössä työskennellään tehokkaammin
Edellisessä kohdassa mainittu kokemus luottamuksesta synnyttää halun olla luottamuksen arvoinen. Tällöin tehdään tehokkaammin ja sitoutuneemmin työtä ja halutaan olla varmasti luottamuksen arvoisia eli työn laatu saattaa jopa parantua.

Suunnitelmallisuus lisääntyy
Koska työkavereita ei enää tapaakaan kahvihuoneessa tai työpaikan käytävällä tai he eivät välttämättä olekaan tavoitettavissa oman työpöytänsä äärestä, on pienempienkin asioiden läpikäyminen sovittava ennalta. Työntekijät ovat kokeneet, että erilaiset tapaamiset tulevat paremmin merkittyä kalenteriin ja asiat eivät jää roikkumaan, eli työn suunnitelmallisuus lisääntyy. Ja siitä huolimatta, etteivät kaikki enää olekaan fyysisesti samassa paikassa, ovat ihmiset silti hyvin tavoitettavissa.

Etuja johtamisen näkökulmasta

Etä- ja virtuaalityön johtaminen ei ole sen haasteellisempaa kuin samapaikkaisen tiimin johtaminen, mutta erilaista se kyllä on. Toisaalta erään tutkimuksen mukaan 90 prosenttia johtajista koki virtuaalisen tiimin johtamisen haastavammaksi. En oikeastaan yhtään ihmettele sitä, koska tyypillisesti me ihmiset yritämme toimia samalla tavalla vaikka olosuhteet muuttuvat.

Mikäli yrität johtaa monipaikkaista tiimiä samoilla periaatteilla, joilla olet tottunut johtamaan samapaikkaista tiimiä, koet sen varmasti haasteelliseksi. Esimiehiltä kysytäänkin kykyä kyseenalaistaa omaa toimintaa ja muuttaa johtamiskäytäntöjään uusiin olosuhteisiin sopivaksi.

Virtuaalisen työn paremman hyödyntämisen esteenä ovat erityisesti perinteiset tavat johtaa, valvoa ja organisoida työtä. Monissa organisaatioissa on vielä vallalla vanhat johtamiskulttuurit ja asenteet. Esimerkiksi kontrolloidun ja työaikaan sidotun työn arvostaminen hidastaa etätyön ja virtuaalisen työskentelyn yleistymistä.

Tutkimuksissa on todettu, että etä- ja virtuaalityöskentely lisää työntekijöiden itsenäisyyttä. Lisäksi sen on todettu mahdollistavan paremman keskittymisen työtehtäviin. Virtuaalisessa tiimityössä on myös havaittu, että työskentely on usein tehtäväkeskeisempää ja liiketoiminta-suuntautuneisempaa. Mielenkiintoista on myös, että virtuaalitiimien työ on tasa-arvoisempaa, mikä mahdollistaa muun muassa jäsenten ideoiden ja asiantuntemuksen saamisen paremmin käyttöön. Parhaimmillaan ja oikein johdettuna virtuaalitiimi kykenee myös tehokkaampaan päätöksentekoon.

Haasteita johtamisen kannalta

Haastavampaa virtuaalityön johtamisessa on toimivan tiimin rakentaminen. Mikäli kyseessä on etätyön johtaminen ja henkilöt ovat osan ajasta samassa paikassa, on tiimin rakentaminen huomattavasti helpompaa. Monipaikkaisen tiimin kohdalla hyvän yhteishengen ja tiimi-identiteetin rakentaminen vaatii kuitenkin enemmän ponnisteluja ja suunnitelmallista työtä.

Ihmisillä on luontainen tarve kokea yhteenkuuluvuutta. Mikäli tiimin jäsenet eivät tunne kuuluvansa joukkoon, on seurauksena vähemmän viestintää ja tiimikoheesiota sekä työntekijöiden moraali ja organisaatioon sitoutuminen on heikompaa. Eristyneisyyden tunne ei kuitenkaan johdu pelkästään fyysisestä etäisyydestä, vaan yhteenkuulumisen kannalta psyykkinen läheisyyden tunne on fyysistä oleellisempi.

Virtuaalisesti tai etäällä työskentelevät kokevat helposti ongelmaksi työyhteisön tuen puutteen. Tämä sosiaalinen tuki on myös yksi esimiestyön haasteista. Sosiaalista tukea on muun muassa henkinen tuki, arvostus, välittäminen, luottamus, kuuntelu sekä palautteen, neuvojen ja ohjeiden antaminen. Sosiaalinen tuki on yksi tärkeistä työn voimavaratekijöistä, sillä se ehkäisee työuupumuksen ja stressin kokemista sekä tyytymättömyyden tuntemista epävarmoissa tilanteissa.

Haastavaa esimiestyön näkökulmasta on myös luottamuksen rakentaminen: luottamus saattaa olla pinnallista ja häilyvää; sekä työntekijöiden riittävä huomioiminen, motivoiminen, osallistaminen ja valmentaminen.

Kiinnitä esimiestyössä huomiota näihin

Hylkää toimimattomat toimintamallit
Virtuaalisen tiimin johtaminen todennäköisesti edellyttää oman ja tiimin toiminnan tarkastelua kriittisesti. Toimimattomat toimintamallit on hylättävä ja esimiehen on löydettävä uusia johtamistapoja. Käytännössä se voi tarkoittaa uusia tapoja motivoida ihmisiä, uusia tapoja viestiä visiota sekä luoda yhteistä kulttuuria. Myös uusia tapoja ajatella siitä, miten työtä tulisi tehdä ja miltä organisaation näyttää.

Innosta ihmiset toimimaan yhteisen asian eteen
Yhteinen tavoite motivoi. Erityisesti virtuaalisen tiimin kohdalla se edistää vuorovaikutusta ja helpottaa virtuaalisen tiimin ilmapiirin luomisessa. Esimiehen on saatava tiimin jäsenet innostumaan asiasta ja toimimaan yhteisen asian hyväksi.

Johda asioiden sijasta ihmisiä
Etä- ja virtuaalityön johtaminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista. Keskity enemmän ihmisten johtamiseen, ei asioiden. Vastuu asioista ja tulosten syntymisestä siirtyy yhä enemmän työntekijöille itselleen.

Keskiössä ihmisten yhdistäminen
On tärkeä tiedostaa, että johtaminen on ihmisten yhdistämistä, ei teknologioiden. Äkkiä etätyön ja virtuaalisen työn tekijöiden yhteistyötä ohjatessa teknologia voi viedä päähuomion. Muista siis ensisijaisesti ihmiset, äläkä takerru liikaa tiettyyn teknologiaan tai haali liikaa erilaisia työskentelyvälineitä.

Kyseenalaista oletukset ja uskomukset
Muistutan aina esimiehiä kyseenalaistamaan omaa toimintaansa. Omien olettamusten ja uskomusten ravistelu on tervettä, eikä  uusia tapoja toimia löydy ilman kyseenalaistamista. Pyri hyvässä hengessä myös kyseenalaistamaan työntekijöiden uskomuksia. Joissakin organisaatioissa elää edelleen vahvana käsitys siitä, että etätyötä tekeville ei voisi päivän aikana soittaa, koska silloin häiritsee heitä.

Riko vanhoja sääntöjä
Löytämällä toimimattomat toimintamallit ja kyseenalaistamalla omaa esimiestyötä sekä tiimin toimintaa, törmäät myös ehkä vanhoihin sääntöihin. Uskalla heittää vanhat säännöt roskiin ja luoda uusia.

Viestintä tärkeässä roolissa

Luottamuksen rakentaminen henkilöstön ja johdon välille on yksi tärkeimmistä tehtävistä työn sujumisen kannalta. Tärkeää on avoin ja säännöllinen kommunikointi tiimin jäsenten kanssa sekä esimiehen luottamuksen osoittaminen tiimin jäsenille.

Virtuaalitiimin johtamisessa viestinnän merkitys siis korostuu. Menestyksekkäät esimiehet onnistuvat luomaan henkilökohtaisia suhteita henkilöstön kanssa välimatkasta huolimatta. Lisäksi hyvä virtuaalityön johtaminen vaatii kurinalaisuutta ja keskittymistä. Johtamistyylin tulee olla selkeä ja johdonmukainen. Asioiden seurannalla on tärkeä osuus virtuaalityön johtamisessa.

Konkreettisia keinoja viestinnän lisäämiseen ja tehostamiseen ovat muun muassa puhelin- ja videopalaverit, agendojen käyttö palavereissa, erilaiset havainnollistamismateriaalit, ennen ja jälkeen palaverien toimitetut dokumentit ja muistiinpanot sekä palavereissa käytettävät fasilitointi- ja osallistamistekniikat.

Vinkit onnistuneeseen ja menestyksekkääseen etäjohtamiseen

1. Rakenna avointa kommunikaatiokulttuuria, luo yhteiset toimintaprosessit ja ohjausmallit yhteiseen työskentelyyn.
2. Anna säännöllisesti palautetta johdettaville.
3. Käytä aikaa vision välitämiseen ja tavoitteiden selkiyttämiseen.
4. Rakenna luottamusta ja tue ryhmän yhteishengen muodostumista.
5. Tiedosta ja huomioi eripaikkaisten työntekijöiden erilaiset tarpeet.
6. Ota johtamistyössä käyttöön valmentajamainen ote. Opettele valmiiden vastausten antamisen sijaan kysymään hyviä kysymyksiä.
7. Jaa johtajuutta tiimillesi - työntekijöille vapaus tuo myös vastuuta. Tee selväksi, missä asioissa työntekijät voivat tehdä itsenäisiä päätöksiä.
8. Omaksu avoin, positiivinen ja ratkaisukeskeinen asenne.
9. Ole empaattinen, jämäkkä, määrätietoinen ja keskity tuloksiin.
10. Koordinoi työntekijöiden toimintaa ja viesti ihmisten tekemisistä tiimin jäsenten kesken riittävästi.
11. Fasilitoi tiimin toimintaa etsimällä keinoja viestinnän tehostamiseen, inhimillisyyden huomioimiseen ja sosiaaliseen kanssakäymisen lisäämiseen.

Osallistu maksuttomaan webinaariin:
Etäjohtamisen vuorovaikutushaasteiden voittaminen

Lue lisää ja ilmoittaudu