Ohjeistuksia organisaatioille arvioinnin ja kehittämisen menetelmien käyttämisestä

Miksi ohjeistuksia tarvitaan?

Suomessa on totuttu käyttämään kohtuullisen paljon erilaisia työkaluja ja menetelmiä osana henkilövalintoja ja kehittämisprosesseja. Jotta noudatettaisiin Suomen lainsäädännön vaatimusta yksityisyyden suojasta työelämässä ja edistettäisiin ammattimaista henkilöiden arvioinnin ja kehittämisen työtä menetelmien näkökulmasta, organisaatioissa tarvitaan ohjeistuksia menetelmien käyttämisestä.

Henkilöstöfunktio on taho, jonka puoleen esimiehet kääntyvät, kun tarvitaan ohjeita työsopimusten laadintaan, varoitusten antamiseen, YT-neuvottelujen läpivientiin, kehityskeskusteluihin ja lukuisiin muihin asioihin. Arviointikäytännöt on asia, jota harvemmassa organisaatiossa on valmiiksi mietitty. Kyse on kuitenkin merkittävästä eettisiin näkökulmiin pohjautuvasta asiasta, joten sitä ei kannata ohittaa olankohautuksella.

Ohjeita arviointikäytäntöjen luomiseen on saatavilla. ISO 10667 -standardissa määritetään laatukriteerit arviointimenetelmien käytölle työ- ja organisaatiokentässä.

Myös International Test Commission (ITC) on laatinut ohjeistuksia arviointityökalujen käytölle. On hyvä, että laatukriteerejä määritetään ja ohjeistuksia laaditaan, ja näitä on hyvä käyttää organisaatioiden omien ohjeistusten pohjana.

Tärkeimmät kohdat arviointimenetelmien käyttöön liittyen 

ISO 10667 - standardiin pohjautuen:

1. Määritetään arvioinnin tarkoitus (yksilötason arviointi, esim. henkilövalinta, yksilön kehittyminen, uraohjaus seuraajasuunnittelu ; ryhmätason arviointi, esim. tiimin suoritustason arviointi, tiimien muodostaminen; organisaatiotason arviointi, esim. työilmapiirikysely, fuusion jälkeisen tilanteen arviointi)

2. Informoidaan arviointiin osallistujaa arvioinnin tarkoituksesta ja arvioitavan oikeuksista. 

3. Osallistuminen arviointiin on aina vapaaehtoista, kieltäytymisen seurauksista informoidaan osallistujaa.

4. Osallistuja tietää etukäteen, ketkä pääsevät tarkastelemaan hänen arviointituloksiaan ja hänellä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen.

5. Osallistujalle kerrotaan, kuinka hänen tietojaan säilytetään, kuinka kauan ja missä muodossa.

6. Osallistujaa ohjeistetaan varaamaan rauhallinen ja häiriötön tilanne tehtävien tekemiselle. Mikäli ilmenee jotain häiriötekijöitä, joka voi vaikuttaa tuloksiin, tämä on hyvä tuoda esille.

7. Osallistujalla on mahdollisuus esittää häntä askarruttavia kysymyksiä ja hän saa niihin asianmukaiset vastaukset.

8. Osallistujalle kerrotaan käytettävistä menetelmistä ja tarvittaessa osoitetaan sekä menetelmien luotettavuus että menetelmiä käyttävien tahojen asiantuntemus.

9. Osallistuja saa aina palautteen arvioinnin tuloksista ja hänellä on oikeus kommentoida tulosta ja esittää siitä kysymyksiä.

10. Arviointimenetelmien käyttäjät ylläpitävät osaamistaan ja ovat tietoisia menetelmien rajoitteista. 

Työnantajamaine ja käytettävät menetelmät

Arviointimenetelmät ja työkalut ovat arvokas lisä henkilöstön ja esimiesten kehittämisessä.

Niiden avulla voidaan tunnistaa osaajapotentiaalia, kehittää olemassa olevaa henkilöstöä oikeaan suuntaan, joka tukee organisaation tavoitteiden saavuttamista ja kasvua. Näin ollen ei ole lainkaan yhdentekevää, millä keinoilla ja miten tätä kehitystyötä tehdään. 

Mitä tarkemmin organisaatiossa on arviointikäytännöt ohjeistettu, sitä ammattimaisemman kuvan henkilöstöfunktio ja jokainen esimies antaa organisaatiostaan ulospäin.

Suurin osa työntekijöistä arvostaa sitä, että heidän tietojaan käsitellään asianmukaisesti ja objektiivisesti. Ylennykset, joille on selkeät perusteet osaamismääritysten pohjalta, on helpompi hyväksyä, kuin "mielistelevän käyttäytymisen" perusteella saatu ylennys.

Rekrytointi on osa työnantajamaineen näkyvyyttä työnhakijoiden suuntaan. Käytettävät menetelmät ja prosessit luovat kuvaa organisaation osaamisesta ja henkilöstöön panostamisesta kokonaisuudessaan. "Paha kello kuuluu kauas" pätee tässäkin.

Jos yksikin syy arviointikäytäntöjen määrittelylle halutaan mainita, rekrytointiin kuuluva viestintä on yksi merkittävimmistä.  Toinen merkittävimpiä on luottamus työnantajaan, sen merkitystä ei saa aliarvioida koskaan.