Kannattaako kehityskeskusteluita käydä?

Kesällä uutisoitiin, että Accenture aikoo luopua kehityskeskusteluista kokonaan. Uutinen synnytti keskustelun kehityskeskusteluiden tarpeellisuudesta. Eilen törmäsin julkaisuun, jossa ennakoitiin, että suomalaiset yritykset tulevat sankoin joukoin lopettamaan kehityskeskustelukäytännöt.

Kehityskeskustelut ovat paljon tunteita ja mielipiteitä synnyttävä aihe - mutta onko näistä keskusteluista oikeasti hyötyä? Tässä artikkelissa pohditaan kehityskeskustelun hyötyjä ja haittoja sekä sitä, kannattaako niitä oikeasti vielä käydä.

Kehityskeskustelun taustaa 

Kehityskeskustelu on alunperin syntynyt amerikkalaisessa johtamiskulttuurissa, joka pohjautui tavoitteiden asettamiseen ja saavuttamiseen. Keskustelut olivatkin alun perin enemmän tavoite- ja tuloskeskusteluita. Joissain organisaatioissa keskustelut kulkevat edelleen näillä nimillä. Kun osaamisen kehittäminen tunnistettiin tärkeäksi tekijäksi työntekijöiden motivaation kannalta, ryhdyttiin keskusteluihin ottamaan mukaan henkilökohtaisten kehittymistarpeiden arviointia. 

Monissa organisaatioissa HR-osasto pyrkii helpottamaan esimiesten työtä ja luomaan valmiita prosesseja eri toimintojen läpiviemiseksi. Kehityskeskustelut ovat tyypillinen esimerkki tällaisesta prosessoidusta toiminnosta, johon on luotu valmiit lomakkeet esimiehiä varten. Valmiilla lomakkeilla pyritään helpottamaan esimiehiä keskustelun käymisessä sekä ohjaamaan keskustelua oikeisiin asioihin. Prosessin avulla pyritään myös varmistamaan tasapuolisuus organisaatiossa eli halutaan, että jokaisella työntekijällä olisi mahdollisuus hyvään esimieheen ja keskusteluun omasta työstä. 

Kehityskeskustelun haitat 

1. Keskustelut koetaan turhiksi

Useissa tutkimuksissa on todettu, että iso joukko työntekijöitä kokee keskustelut turhiksi. Joko esimiehen taidot käydä keskustelua työstä ja sen tekemisestä, työntekijän odotuksista ja toiveista sekä kehittymistarpeista ovat puutteelliset. Tai käydään hyvää keskustelua, mutta mikään ei kuitenkaan sen jälkeen muutu. Molemmissa tapauksissa työntekijä ymmärrettävästi turhautuu. 

2. Keskustelut pelottavat 

Kesällä keskustelin erään julkishallinnon organisaation esimehen kanssa hänen havainnoistaan kehityskeskusteluista ja hän totesi, että heillä työntekijät suorastaan pelkäsivät esimiehen kanssa käytävää keskustelua. Pelko ei luonnollisestikaan ole hyvä tunne työyhteisössä ja tässä yhteydessä arvelen keskusteluiden pelottavuuden johtuvan siitä, että esimiehet eivät ehkä ole saaneet kunnollista opastusta siihen, miten keskusteluita tulee käydä. 

Keskustelukumppanini kertoi pelon havaittuaan osallistuneensa itse esimiehen ja työntekijän välisiin keskusteluihin ja aloittaneensa keskustelut korostamalla sitä, että he (kaksi työnantajan edustajaa) ovat kuulemassa mitä asioita työntekijän mielestä työyhteisössä ja työssä pitäisi kehittää. 

3. Aikaa ja energiaa tuhlaantuu 

Keskusteluita syytetään usein ajan ja energian tuhlaamisesta. Näin varmasti onkin, mikäli osapuolet eivät ole valmistautuneet keskusteluun tai valmistautuminen on näennäistä, keskustelua käydään orjallisesti lomakkeiden avulla eikä aitoa työntekijän kuulemista tapahdu tai keskustelu on yksipuolista esimiehen näkemysten esittämistä. Tällöin keskustelu on vain velvollisuus, joka hoidetaan, koska organisaation säännöt sanovat niin ja mahdollisesti se vaikuttaa jopa esimiehen tuloksiin perustuvaan palkkaan. 

4. Mikään ei muutu organisaatiossa 

Julkisten ja hyvinvointialojen liiton vuonna 2014 tekemän tutkimuksen mukaan yli puolet työntekijöistä kokee, ettei kehityskeskusteluissa sovitut asiat johda käytännön tekoihin ja ettei keskusteluissa aidosti pysty vaikuttamaan omaan työhön, työhyvinvointiin, uraan tai omiin työolosuhteisiin. 

Esimiehen on tärkeää olla hereillä ja tehdä keskustelussa selväksi mihin asioihin voidaan mahdollisesti odottaa muutoksia ja mihin ei. Toisaalta haasteena organisaatioissa voi olla myös se, että vaikka muutoksia keskusteluiden tulosten perusteella tehdäänkin, niistä ei osata viestiä siten, että työntekijät aidosti ymmärtäisivät keskusteluilla olleen merkitystä. 

5. Mikään ei muutu työntekijän toiminnassa 

Yksi näkökulma kehityskeskusteluissa on kehittävän ja korjaavan palautteen antaminen työntekijöille. Palautteella voisi ajatella olevan luonteva paikka tässä keskustelussa, jonka tarkoitus on kehittää työtä ja työntekijää. Viime vuonna julkaistun amerikkalaistutkimuksen mukaan kuitenkin kaikki työntekijät kokevat kielteisen palautteen lannistavana, myös he, jotka ovat oppimis- ja kehittymishaluisia, eikä palaute vaikuta muuttavan käyttäytymistä haluttuun suuntaan. 

Kehityskeskusteluita onkin syytetty siitä, että sitä on hyödynnetty ainoana paikkana antaa palautetta. Palautteen kun tulisi olla jokapäiväinen osa työntekoa, niin kiitosten kuin kritiikinkin osalta. Ihmisten käyttäytymistä tutkittaessa on todettu, että harvoin annettu korjaava palaute koetaan erittäin negatiivisena, kun taas työn lomassa usein annettu palaute otetaan helpommin vastaan ja sillä on huomattavasti enemmän vaikutusta käyttäytymisen muuttumiseen. 

Kehityskeskustelun hyödyt 

Itse olen edelleenkin sitä mieltä, että kehityskeskusteluita ei kokonaan kannata heittää romukoppaan. Toki, jos itse nimike ’kehityskeskustelu’ aiheuttaa näin paljon tunteita, voi olla hyvä luopua itse sanan käytöstä. Keskustelua työyhteisössä edelleenkin kuitenkin tarvitaan. 

Accenturen tapauksessa perusteena keskusteluiden luopumiselle on, että nykyinen työelämä on muuttunut niin nopeatempoiseksi, että keskustelun täytyy olla jatkuvaa, eikä kerran tai kaksi vuodessa sovittu keskustelu riitä. Tämän allekirjoitan täysin. Mitä hyötyä keskusteluista sitten on? 

1. Keskustelu rakentaa luottamusta 

On hyvä, että kiireisessä työmaailmassa varataan tietoisesti aikaa keskustelulle. Esimiehet ovat erilaisia ja toiset keskustelevat luontaisesti enemmän toiset vähemmän työntekijöiden kanssa. Keskustelu on kuitenkin yksi niitä tärkeimpiä tekijöitä, joilla rakennetaan työyhteisöön luottamusta. Lukuisat työhyvinvointia, motivaatiota ja työhön sitoutumista selvittäneet tutkimukset ovat osoittaneet, että kun työntekijä kokee tulevansa kuulluksi ja hän kokee itsellään olevan mahdollisuuksia vaikuttaa asioihin, hän voi hyvin ja on tuottava. 

2. Hyvä esimiestyö perustuu ihmisten tuntemiseen 

Mikael Jungner sanoi eräässä seminaarissa puheenvuorossaan, että esimiestyö on raskasta, koska koko ajan pitää olla todella kiinnostunut ihmisistä. On todettu, että mitä paremmin tunnet työntekijät, sitä paremmin osaat heitä johtaa. Jotta opimme tuntemaan ihmisiä, on heidän kanssaan keskusteltava. 

On suunnattomasti hyötyä, että kahdenkeskiseen keskusteluun varataan edes silloin tällöin häiriötöntä aikaa, jossa tarkoitus on nimenomaan keskustella työstä. Suotavaa toki olisi, että näitä keskusteluhetkiä olisi useammin kuin kerran vuodessa. 

3. Esimies voi vaikuttaa motivaatioon 

Kehityskeskustelussa parhaimmaan keskustellaan työstä ja sen tekemisestä, mikä työssä innostaa ja ei innosta, mitä toivoisi työhönsä lisää ja missä haluaisi tulla paremmaksi. Tämänkaltaisen keskustelun avulla on mahdollista tunnistaa työntekijän motivaatiotekijöitä. Ideaalitilanteessa keskustelussa on apuna työmotivaatiokartoituksen tulokset, jotka auttavat ohjaamaan keskustelun oikeisiin asioihin. 

Motivaatiotekijöiden tunnistaminen tai selkeästi motivaatiota laskevien asioiden esille tuleminen keskustelussa on hedelmällistä, sillä tässä vaiheessa asioihin voidaan mitä todennäköisimmin vielä vaikuttaa. On tärkeää käydä yhdessä läpi, miten motivaatiota alentavat tekijät vaikuttavat: mitä tapahtuu, jos niille ei tehdä mitään ja toisaalta miten asioihin voidaan olemassa olevien mahdollisuuksien rajoissa vaikuttaa parantavasti. 

4. Työn mielekkyys lisääntyy 

Mikäli keskustelu pohjautuu yrityksen strategiaan ja tavoitteisiin, ja tämä tuodaan myös esille, on kehityskeskustelu erinomainen paikka viestiä organisaation strategiasta - seikka, joka on monen strategian suurin kompastuskivi. Kahdenkeskinen keskustelu on oiva paikka miettiä sitä, mitä strategia tarkoittaa yksittäisen työntekijän kannalta ja miten hän voi sen toteutumiseen omalla työpanoksellaan vaikuttaa.  

Kun oivallamme, miten tehty työ vaikuttaa kokonaisuuteen ja organisaation tavoitteiden saavuttamiseen, tuntuu työ mielekkäämmältä ja osaamme enemmän arvostaa omaa työtämme. Toivottavasti myös ymmärrys siitä, mitä tavoitteiden saavuttaminen omassa työssä merkitsee organisaation kannalta, lisääntyy. 

5. Tunnistetaan osaamistarpeita 

Erilaiset osaamiskartoitukset ovat näennäisesti helppo ja nopea tapa tunnistaa osaamista. Käytännössä niiden riski on kuitenkin siinä, että työntekijän subjektiivisesti arvioidessa omaa osaamistaan, eivät tulokset työntekijöiden välillä ole vertailukelpoisia. Ja toisaalta ihminen herkästi arvioi osaamisensa paremmaksi kuin se todellisuudessa onkaan. 

Keskustelemalla esimiehelle syntyy paras käsitys työntekijän osaamisesta sekä mahdollisista tarpeista kehittää osaamista. Keskustelu mahdollistaa myös osaamisen arvioinnin yhdessä ja hienovaraisen palautteen antamisen kehittymistarpeista. 

No kannattaako keskusteluja edelleen käydä? 

Vastaukseni on kyllä ja ei. Kyllä, mikäli esimiehet saavat koulutusta ja opastusta ja toimivia työkaluja keskusteluiden käymiseen, ja keskusteluille asetetaan jokin muu tavoite, kuin se, että keskustelu on käyty ja tulokset viety HR-järjestelmään. Vastaus on ei, mikäli keskustelut koetaan turhaksi ja ne ovat pelkkä muodollisuus, eikä niiden tuloksia aidosti hyödynnetä organisaatiossa millään tavalla.  

Tärkeää onkin siis pysähtyä pohtimaan, mikä keskusteluiden rooli on tällä hetkellä organisaatiossasi, onko esimiehillä riittävät taidot keskusteluiden käymiseen ja mitä keskusteluiden tuloksille tapahtuu. Monelle esimiehelle se voi olla myös hyvä ja hyödyllinen työväline ihmisten johtamisessa, joten automaattisesti koko keskusteluita ei välttämättä kannata heittää romukoppaan vaan ehkä esimerkiksi muuttaa käytäntö vapaaehtoiseksi. Mielestäni olisi kuitenkin tärkeää, että ne esimiehet, jotka haluavat luopua keskusteluista, joutuisivat miettimään, miten ylläpitävät keskustelua työntekijöiden kanssa ja varmistavat hyödyt-listassa mainittujen asioiden toteutumisen. 

Kehittäviä keskusteluja viikkoosi toivottaen! 

Osallistu maksuttomiin webinaareihimme 
Aiheina mm. kehityskeskustelut, etäjohtaminen, rekrytointi ja työilmapiirin kehittäminen.

Katso webinaarikalenteri tästä