Vastuullinen brändi laatii eettiset periaatteet - myös arviointikäytäntöihin

Yritysten eettiset periaatteet luovat selkärankaa työntekijöiden toiminnalle. Eettiset periaatteet yleisesti ottaen ottavat kantaa asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen, esim. asiakkaiden kohtelu tai asiakaspalautteiden käsittely, henkilöstöpolitiikkaan, esim. työntekijöiden kohtelu ja työntekijän toiminta, sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, esim. suhde sosiaaliseen mediaan. Lisäksi eettisissä periaatteeissa voidaan ottaa kantaa mahdollisiin rikkomustilanteiden käsittelyyn, eturistiriitatilanteiden ennaltaehkäisyyn, luottamuksellisen tiedon käsittelyyn ja salassapitoon.

Minä katson useimmiten organisaatioita henkilöarviointinäkökulmasta, joten haluan nostaa juuri arviointikäytäntöihin liittyvää eettisten periaatteiden näkökulmaa esiin tässä kirjoituksessani.

Onko teillä laadittu ja määritelty arviointikäytäntöihin eettiset ohjeet? 

Jos ei ole, nyt voisi olla hyvä hetki pysähtyä asian ääreen. Vaikka käyttäisit arvioinneissa ulkopuolista kumppania, on organisaation omat eettiset periaatteet kuitenkin hyvä määritellä, sillä ne luovat selkärankaa sisäiseen toimintaan.

Tämä heijastuu luottamuksena yrityksen sisällä henkilöstön, keskijohdon ja ylemmän johdon välillä sekä vahvistaa rekrytointiprosesseissa yrityksen työnantajabrändiä työnhakijoiden suuntaan.

Erilaisia henkilöarviointien muotoja käytetään yrityksissä monessa eri tilanteessa. Rekrytointiin liittyvä henkilöarviointi on näistä yleisin ja siihen liittyen eettisiä ohjeita varmasti löytyykin suurelta osalta yrityksiä. Sen sijaan arviointia tehdään muissakin tilanteissa, kuten esimiesvalmennuksissa, tiimien kehittämisprojekteissa tai outplacement/replacement -tilanteissa ja usein näissä hyödynnetään arviointien tai erilaisten testien tuottamaa tietoa. Kuinka tietoa kerätään, miten niitä säilytetään, miten niitä jaetaan ja kuinka tietosuojasta varmistutaan? Olen laatinut tähän listan, jota voit halutessasi käyttää runkona, jos ryhdyt määrittämään organisaatiollenne arviointikäytäntöjen eettisiä ohjeita. Lista pohjautuu ISO 10667 -standardiin, "Assessment service delivery - Procedures and methods to assess people in work and organisational settings".

Määriteltävät käytännöt ovat seuraavat:

1. Arvioinnin valmistelu
• Tarpeen määrittely. Mihin tarpeeseen arviointia halutaan käyttää ja keitä arviointiin osallistuu? Esim. yksilöiden, tiimien tai osastojen arviointi
• Menetelmien valinta - Käytetyn menetelmän tulee olla soveltuva siihen tarkoitukseen, johon sitä aiotaan käyttää
• Toteuttajien valinta  
• Tietosuojasta huolehtiminen, sekä menetelmien tuottaman datan että henkilötietojen osalta
2. Osallistujien informointi
• Miksi arviointi toteutetaan ja kuinka tuloksia tullaan käyttämään  
• Kuinka osallistujalta hankitaan lupa arvioinnin toteuttamiseen ja tulosten käsittelyyn
• Kuinka tiedot säilytetään, kuinka kauan ja kenellä on pääsy tietoihin
  
• Missä muodossa tulokset toimitetaan 
• Kuinka osallistuja saa tarvitessaan apua mahdollisiin arvioinnin aikana eteen tuleviin ongelmiin tai kysymyksiin
• Miten toimitaan, jos osallistujalla tulee eteen kieleen tai erityistarpeisiin liittyviä kysymyksiä tai jos hän haluaa tehdä arviointiin liittyviä tehtäviä uudelleen
• Miten toimitaan, jos osallistuja tai osallistujat haluavat oikaista tuloksia tai raportoida mahdollisista arvioinnissa kohtaamistaan epäkohdista
• Kuinka osallistuja saa itseään koskevat tulokset poistettavaksi näin halutessaan
3. Arvioinnin toteutus
• Arvioinnin toteuttajilla tulee olla riittävä osaaminen ja kompetenssi, niin organisaation sisäisillä toimijoilla kuin ulkopuolisilla kumppaneilla 
• Miten osallistuja ohjeistetaan arvioinnissa käytettävien tehtävien tekemiseen
4. Tulosten tarkastelu

• Organisaation tulee varmistua siitä, että osallistuja voi halutessaan keskustella tuloksestaan arvioinnin toteuttajan kanssa ja että tuloksien käsittely yksilö-, ryhmä- ja organisaatiotasolla on kannustavaa ja rakentavaa
5. Arviointiprosessin evaluointi
• Mikäli tiedon hankinnassa on ilmennyt ongelmia, ne tuodaan esiin
• Arvioinnin kriteerejä käytetään asianmukaisesti
• Osallistuneita yksilöitä tai ryhmiä kohdellaan tasapuolisesti
• Arvioinnissa saadun tiedon käyttäminen määriteltyyn tarkoitukseen toteutuu

Kun eettiset periaatteet arviointikäytännöille on laadittu ja viestitty yrityksen sisällä (ja ulospäin), ollaan otettu iso harppaus kohti läpinäkyvyyttä, vastuullisuutta ja luottamuksen rakentamista. 

Onko teillä laadittu erikseen ohjeita arviointien toteutukselle? Millaisia kokemuksia sinulla on eettisten ohjeiden määrittelystä ja niiden viestinnästä teillä?