Etäjohtaja tarvitsee erityisosaamista selvitäkseen etäjohtamisen haasteista

Etäjohtaminen ei ole uusi johtamisen trendi. Se on
hiipinyt osaksi työn arkea monessa yrityksessä. 

Työskentelen EASI-käyttäytymis- ja motivaatiokartoituksen kanssa ja olen vakuuttunut siitä, että se on erinomainen työkalu joidenkin etäjohtamisen haasteiden taklaamiseen. Koska halusin paneutua tarkemmin etäjohtamisen haasteisiin, lähdin kysymään LinkedINin keskusteluryhmissä asiasta.

Etäjohtamisella tarkoitan sitä, kun esimies ja työntekijät eivät näet toisiaan päivittäin tai ehkä edes viikottain toimistossa. Saattaa olla, että kasvotusten nähdään vain kerran pari vuodessa. Kartoittaessani etäjohtamisen haasteita, sain muutamaltakin taholta materiaalia, joka selvitti etäjohtamiseen liittyviä kysymyksiä organisaatioissa.

Tässä tekstissä esitän yhteenvedon niistä asioista, joita kartoitukseni aikana tuli vastaan. Ne pohjautuvat sekä tutkimuksiin että oikeiden ihmisten kokemuksiin. Tässä kirjoituksessa en niinkään pyri tarjoilemaan ratkaisuja, vaikka niitäkin sieltä löytyy.

Etäjohtaminen on tärkeä aihe organisaatioissa

Etäjohtaminen ei ole johtamisen uusi trendi, mutta se on pikku hiljaa hiipinyt osaksi työnteon arkea monessa yrityksessä. Globaaleissa yrityksissä on arkipäivää, että tiimin jäsenet istuvat eri puolilla maailmaa. Yhä enemmän on myös suomalaisia organisaatioita, joissa työtä tehdään eri paikkakunnilta ja esimies tapaa työntekijöitä kerran pari vuodessa. Etätyön tekeminen ei myöskään rajoitu pelkästään isoihin organisaatioihin vaan myös mikroyrityksissä tehdään töitä eri osoitteissa.

Juttelin äskettäin tuttavani Riitan kanssa, joka oli hiljattain ja hieman yllättäen joutunut pienen yrityksen tilapäiseksi toimitusjohtaksi. Alle kymmenen hengen organisaation kaikki jäsenet työskentelevät eri paikkakunnalla. Riitta koki eniten haasteita juuri etäjohtamisessa.

Etäjohtaminen on tulevaisuuden johtajan ydinosaamista

Siitä huolimatta, että etäjohtaminen ja virtuaalisesti toimivat tiimit ovat yleistyneet kaikenlaisissa organisaatioissa, vain harvoissa yrityksissä on määritelty, minkälaista osaamista etäjohtaja tarvitsee. Perinteinen johtamisosaaminen ei riitä, vaan on osattava joustaa tilanteen ja uuden digitaalisen ympäristön mukaan sekä kehitettävä puuttuvaa osaamista.

Etäjohtamisen kannalta tärkeiden ominaisuuksien tai taitojenmääritteleminen ohjaa valitsemaan etäjohtajaksi sopivan henkilön sekä auttaa suunnittelemaan koulutus- ja kehittämistoimenpiteitä osaamisen kehittämiseksi. Etäjohtamisen taitoja tarvitsee nykypäivänä yhä useampi esimies ja sen voidaankin sanoa olevan sellaista ydinosaamista, jota esimiehillä tulisi olla.

Olisi kummallista, jos jatkossa tähän ei kiinnitettäisi entistä enemmän huomiota muun muassa rekrytoinnissa. Etäjohtamisessa onnistuminen tuo yritykselle myös mitä suurimmalla todennäköisyydellä huomattavaa kilpailuetua.

Etäjohtamisen haasteet

Keskusteluista ja minulle toimitetuissa materiaaleissa löytyi kasa haasteita. Jokaisen haasteen yhteyteen olen kirjannut myös ajatuksia siitä, miten ne ovat ratkaistavissa. Ratkaisuehdotukset eivät varmastikaan ole ainoita oikeita vaihtoehtoja, vaan hyviä tapoja toimia voi olla lukuisia muitakin.

1. Luottamus

Luottamuksen rakentaminen on tärkeää kaikessa johtamisessa. Etäjohtamisessa sen merkitys korostuu. Tästä ehkä johtuu myös se, miksi vieläkin toisissa organisaatiossa suhtaudutaan etätyöhön niin penseästi.

Erään kokeneen johtajan ohje luottamuksen rakentamiseen oli, että on vaan luotettava. Luottamista helpottanee se, että luodaan riittävän selkeät pelisäännöt ja tavat toimia, joihin molemmat osapuolet sitoutuvat. Myös avoin dialogi työstä ja sen tekemisestä auttaa rakentamaan ja ylläpitämään luottamusta.

2. Työsuoritusten mittaaminen

Työn mittaamisessa on siirryttävä ajan mittaamisesta tulosten mittaamiseen. Olennaista ei ole se, onko työntekijä työn kimpussa ja tavoitettavissa koko ajan. Tärkeämpää on, että työtä voidaan mitata jollakin muulla kuin kellokortilla.

Tulosten mittaaminen onnistuu parhaiten, kun työlle on selkeät tavoitteet ja aikataulut. Tällöin sekä esimies että johdettava tietävät missä mennään.

3. Työntekijän kyky johtaa itseään 

Itsensä johtamisen taidot ovat nousseet viime vuosina yhä tärkeämpään rooliin. Etäällä työtä tekevälle ne ovat ensiarvoisen tärkeät. Osa johtamisen haasteesta siirtyy työntekijälle itselleen: miten työskennellä ja mitä vaatimuksia itselleen asettaa.

Toisaalta etäjohtaminen vaikuttaa myös siten, että kaikki asiat eivät päädy esimiehen pöydälle. Työntekijöiden itsenäisyys lisääntyy ja työntekijällä on mahdollista ottaa myös enemmän vastuuta. Lukuisat tutkimukset ovat osoittaneet, että työntekijän itsenäisyys on hyvä asia sitoutumisen ja motivaation kannalta.

4. Monimuotoisuus työyhteisössä

Tiimin monimuotoisuus voi tehdä yhteistyöstä vaikeampaa, sillä se vaatii enemmän sopeutumista kaikilta. Monimuotoisen työyhteisön menestymisen kannalta tärkeää on se, kuinka hyvin työntekijät toisensa tuntevat ja sen ansiosta myös paremmin erilaisuuden hyväksyvät, sekä se miten hyvin monimuotoista tiimiä osataan johtaa.

Maija työskentelee virtuaalisten tiimien kanssa jatkuvasti ja sanoo, että suurimpia haasteita on viestiä asioista siten, että lähettäjä ja vastaanottaja ymmärtävät asiat samalla tavalla. Omassa työssään hän on huomannut, että sähköpostissa on helppo sopia asioita ja vaihtaa ajatuksia, mutta viestinnässä on kiinnitettävä erityistä huomiota viestien sävyyn ja sanavalintoihin.

Monimuotoisen tiimin sopeutumista toistensa toimintatapoihin kuitenkin voidaan helpottaa keskustelulla pelisäännöistä sekä havainnollistamalla erilaisuutta ja antamalla yhteinen kieli erilaiselle käyttäytymiselle.

5. Sitouttaminen yritykseen ja sen yrityskulttuuriin

Työntekijä ei samaistu organisaation jäseneksi, jos hän ei tunne olevansa osa työyhteisöä. Etäällä työskentelevä voi helposti kokea jäävänsä ulkopuolelle työyhteisöstä.

Mikko johtaa asiantuntijaorganisaatiota, jossa suurin osa työntekijöistä tekee työtä asiakasyritysten tiloissa. Sitoutuminen organisaatioon on suuri haaste, johon Mikko ei ole keksinyt muuta ratkaisua kuin saunaillat pari kertaa vuodessa. Käytännössä oman alansa osaavat asiantuntijat vaihtavat kuitenkin herkästi kilpailijan leiviin, kun heille tarjotaan hieman korkeampaa palkkaa.

Siksi on tärkeää huomioida työntekijää yksilönä. Etäällä toisistaan työskentelevät esimies ja työntekijät, tai työkaverit, eivät tutustu toisiinsa samalla tavalla arkipäivän tasolla. Päivittäinen kuulumisten vaihto ja käytäväkeskustelut jäävät pois. Tästä syystä työntekijä opitaan tuntemaan huomattavasti hitaammin tai tunteminen jää pintapuolisemmaksi. Uskonkin, että esimiehen on tärkeää päästä keskustelemaan johdettavan kanssa myös siitä, miten hän työtään tekee, minkälaisena näkee työn vaatimukset ja mistä hän itse motivoituu.

6. Työntekijöiden stressin määrän seuraaminen

Etäjohtajan on vaikea arvioida johdettavien työmäärää ja sitä kuinka stressaantuneita he ovat. Tämä voi helposti johtaa vääriin päätöksiin jakaa työtehtäviä tiimin jäsenille ja se voi pitkällä aikavälillä vaikutta tuottavuuteen laskevasti.

Stressin seuraamiseen auttaa myös avoin keskustelu. Ehkä myös jonkinlaisen stressimittarin luomisesta on apua, jota seuraamalla tiedät, missä työntekijöiden stressitasot yleisesti liikkuvat. On myös mahdollista saada tietoa työntekijöiden käyttäytymis- ja motivaatiotekijöistä ja näiden eroja tarkastelemalla havaita stressaantuneet työntekijät ja avata keskustelu toimintatavoista ja työmääristä.

7. Esimiehen tavoitettavuus

Haasteellista esimiehelle voi olla myös se, miten olla tavoitettavissa työntekijöilleen. Mikäli etäällä työskentely on satunnaisempaa - esimerkiksi vain osan viikosta - voidaan sopia tietty päivä ja kellonaika, jolloin esimies on paikalla tavoitettavissa. Pikaviestimiin on myös mahdollista asettaa tila, josta näkee onko tavoitettavissa vai ei.

Pääosin digitaalisesti työskentelevän tiimin kohdalla hyvä ratkaisu voisi olla sovittu aika viikossa, jolloin esimies on tavoitettavissa puhelimitse tai pikaviestimen välityksellä. Myös yhteinen viikkopalaveri onlinekokouksena on hyvä keino. Mikäli mitään yhteistä säännöllistä ”tapaamisaikaa” ei ole sovittuna, voi esimiehen haasteena olla saada työntekijöiden kalenterista aikaa yhteisille asioille.

Eri paikassa toimivalle esimiehelle voi olla myös vaikeampi mennä keskustelemaan. Puhelimessa asiat ovat helposti muodollisempia, kuin työpöydän kulmalla tai käytävällä käyty keskustelu. Esimiehen onkin siis hyvä kiinnittää huomiota siihen, että hän on helposti lähetyttävä eri välineillä.

8. Ongelmien havaitseminen

Esimiehen kannalta etäjohtaminen aiheuttaa myös haasteita siinä, miten havaita erilaisia pinnan alla muhivia asioita, kun ei ole jatkuvasti kosketuksissa työntekijöiden kanssa. Työyhteisöissä ongelmia aiheuttavat usein myös sellaiset seikat, kuten kateus, henkilöiden välisissä suhteissa olevat ristiriidat, huhujen aiheuttamat reaktiot eri ihmisissä, epäilykset alaisten tasapuolisessa kohtelussa sekä kyllästyminen nykyisiin tehtäviin, ja etäjohtajan kannalta edellä mainitut voivat saada liikaa jalansijaa, mikäli niitä ei ole heti huomaamassa ja käsittelemässä.

Avoimuus, luottamus ja arvostus ovat varmasti niitä asioita, joilla edellä listattuja asioita voidaan ennaltaehkäistä.

Moni yllä mainituista asioista on haasteena lähijohtamisessakin, mutta näistä asioista huolehtiminen etäjohtamistilanteissa vaatii erityistä huomiota.

Etäjohtamiseen tarvittavat taidot

Hieman yllättäen organisaatioiden esimiehille tarjoama koulutus etäjohtamiseen keskittyy lähinnä teknologiaan, eri välineiden hyödyntämiseen sekä muutosjohtamiseen. Oman näkemykseni mukaan vuorovaikutustaitojen merkitys korostuu etäjohtamisessa. Myös koulutus esimerkiksi keskustelun ja kokouksen vetämisestä virtuaalisesti, tiimin vahvuuksien hyödyntämisestä ja riskien tunnistamisesta sekä ristiriitatilanteiden käsittelystä voivat olla erittäin hyödyllisiä.



-----------------------------------------------------------------------------------
Osallistu maksuttomaan webinaariin aiheesta
Etäjohtamisen vuorovaikutushaasteiden voittaminen
to 23.10. klo 10.00 - 10.45
Lue lisää




Tarinoissa esiintyvien henkilöiden nimet muutettu.