Vuorovaikutuksen merkitys korostuu virtuaalisessa työssä

Samapaikkaisessa tiimissä viestintää tapahtuu usein ja monissa erilaisissa tilanteissa, niin virallisissa kuin epävirallisissakin. Vuorovaikutusta virtuaalisessa tiimissä tutkittaessa on viestinnän puutteen todettu johtavan heikentyneeseen yhteistyöhön ja puutteelliseen tiedon jakamiseen. Tässä artikkelissa käsitellään hieman tarkemmin vuorovaikutuksen roolia virtuaalisesti ja hajautetusti toimivissa tiimeissä, sekä pyritty antamaan esimiehelle vinkkejä vuorovaikutuksen parantamiseen.

Virtuaalinen työ vähentää viestintää

Tiedon jakamisen kannalta tärkeimpänä tekijänä on osapuolten välinen luottamus, jonka kasvaessa avoimuus lisääntyy ja viestintäkanavia käytetään monipuolisemmin. Viestintää on luonnollisesti vähemmän virtuaalisessa tiimissä kuin samapaikkaisessa tiimissä, koska kahvipöytä- ja käytäväkeskustelut sekä muu epämuodollinen viestintä jää pois. Sekä kahvihuoneessa että käytävillä syntyvät keskustelut ovat kuitenkin niitä paikkoja, joissa perinteisesti vaihdetaan kuulumisia eli tutustutaan työkavereihin, mutta joissa keskustellaan myös työhön liittyvistä asioista. Virtuaaliset tiimit kaipaavatkin usein kokouksiinsa virallisen osuuden jälkeisiä epämuodollisia keskusteluita. Jotkut tiimit ovat kokeilleet ja kokeneet hyväksi varata myös vapaamuotoiselle keskustelulle varta vasten aikaa, vaikka kokoontuminen olisikin virtuaalinen.

Tutkimuksen mukaan virtuaalinen työyhteisö heikentää esimiehen ja työntekijän välistä viestintää. Siksi viestintään ja vuorovaikutukseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Esimiestyössä yhteydenpito ihmisiin vie enemmän aikaa ja sitä tulee suunnitella ja aikatauluttaa. Tutkimusten mukaan heikko viestintä aiheuttaa alhaisempaa sitoutumista, laskee tuottavuutta sekä saattaa lisätä poissaoloja. Vuorovaikutuksen määrä vaikuttaa myös yhteisöllisyyteen ja sen kokemiseen. Yhteisöllisyyttä käsitteltiin kirjassa jo aiemmin. Näiden seikkojen pitäisi olla riittävänä perusteena sille, että esimiestyössä vuorovaikutukseen tulee kiinnittää nykyistä enemmän huomiota.

Keskustelua työstä ja sen tekemisestä 

Virtuaalisessa työskentelyssä vuorovaikutuksen tulee olla keskeisessä roolissa ja siihen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Vuorovaikutuksen vähentymisellä on niin paljon haittavaikutuksia työn tulosten, yhteisöllisyyden kokemuksen, motivaation sekä sitoutumisen näkökulmasta, että sitä ei voi sivuuttaa. Tarve avoimelle keskustelulle on suurempi. Siksi joustavampiin työmuotoihin siirryttäessä on hyvä käyttää enemmän aikaa keskusteluun erilaisista asioista. Avoimen keskustelukulttuurin syntymiseen kannattaa panostaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta säästytään monelta ongelmalta myöhemmin. Avoimen keskustelukulttuurin kannalta on hyvä ottaa ihmiset itse mahdollisimman aikaisessa vaiheessa pohtimaan, mitä muutokset työskentelytavoissa tarkoittavat, mitä hyötyä siitä on jokaiselle itselleen, tiimille, organisaatiolle ja työn tuloksille. Toisaalta on hyvä pohtia myös riskejä.

Tarvitaan myös paljon keskustelua pelisäännöistä ja toimintatavoista. Korostunut tarve vuorovaikutukselle edellyttää, että otetaan käyttöön erilaisia, uusiakin viestintäkanavia. On yhdessä pohdittava, mitkä mediat sopivat juuri meidän tarpeisiimme ja miten meidän niitä kannattaa käyttää, jotta se palvelee parhaalla tavalla työn onnistumista. Mikä on sähköpostin rooli, tarvitaanko pikaviestimiä, milloin on syytä tarttua puhelimeen, käytetäänkö julkista sosiaalista mediaa ja miten, onko tarvetta sisäiselle sosaaliselle medialle ja niin edelleen.

Kohtaamisten merkitys kasvaa

Säännöllisiä palavereja ja keskusteluhetkiä tarvitaan edelleen. Virtuaalisella aikakaudella kohtaamisten merkitys kasvaa ja niihin tuleekin panostaa uudella tavalla. Kasvotusten järjestettävien palaverien osalta on syytä huolehtia, että silloin ei samalla keskustella muissa kanavissa, vaan ollaan läsnä palaverissa. Yksi tapa varmistaa ihmisten henkinen läsnäolo ja osallistuminen voisi olla vaikkapa kerätä kaikilta puhelimet isoon kulhoon palaverin aluksi. On hyvä kuitenkin muistaa, ettei palaverit aina tarvitse olla kasvotusten, vaan niitä voidaan järjestää myös virtuaalisesti. Todellisuudessa kasvokkain järjestettäviä palavereita ei tarvita niin usein kuin yleisesti ajatellaan.

Keinoja vuorovaikutuksen parantamiseen

Vuorovaikutuksen merkitystä ei kai voi liiaksi korostaa, niin tärkeää se nykypäivän johtamisessa on. Seuraavassa on käsitelty lyhyesti erilaisia keinoja vuorovaikutuksen parantamiseen.


Tutustu ihmisiin myös vapaa-aikana
On tärkeää tutustua ihmisiin myös vapaa-aikana. Silloin kun et ole työntekijän kanssa jatkuvasti tekemisissä, voi olla hyödyllistä nähdä miten hän toimii silloin, kun ei ole töissä. Kosteiden illanviettojen järjestäminen ei välttämättä ole tarpeen, vaan vapaa-ajan tekeminen voi olla esimerkiksi sitä, että käydään teatterissa tai konsertissa, tai mennään istumaan terassille, lähdetään lätkämatsiin tai pelaamaan frisbeegoflia. Myös perhetapaamiset voivat olla hyödyllisiä: näet, miten työntekijät kommunikoivat puolison ja lasten kanssa.

Mahdollista palautteen antaminen
Avoimen palautekulttuurin luominen on tärkeää. Jokaisella pitää olla mahdollisuus antaa palautetta tiimin muille jäsenille. Ja jokaisen tiimissä on osattava ottaa palaute vastaan. Pitää olla sallittua myös olla vihainen toiselle, kunhan kertoo miksi on vihainen. Myös kiittämiseen ja onnistumisten huomioimiseen pitää panostaa ja kannustaa.

Opettele kuuntelemaan
Esimiehelle on todella tärkeää opetella kuuntelemaan muita. Meille ihmisille on luontaista kuunnella toisia vastataksemme, mutta yllättävän harvoin kuuntelemme kuullaksemme. Esimiestyön kannalta kuitenkin juuri se kuuleminen on erittäin hyödyllistä, sillä sen avulla saadaan niitä tiedonmurusia johtamisen tueksi. Kuunteleminen vaatii kuitenkin pitkäjänteistä opettelua.

Kohtaa ihminen ihmisenä
Olemme inhimillisiä olentoja ja tosiasia on, että tulemme paremmin toimeen joidenkin kanssa. Kaikista esimiehen ei välttämättä tarvitse pitää, mutta esimiehenä kaikkia on kuitenkin kohdeltava kunnioittavasti ja tasapuolisesti. Ihmisten kohtaaminen ihmisenä vaatii niin esimieheltä kuin työntekijältä, ja usein se vaatii myös aikaa. Ihmisten kohtaamista ihmisenä helpottaa se, kun muistamme, että kukaan meistä ei ole täydellinen ja jokaisella meistä on vahvuutemme. Hankalalta tuntuvan työntekijän kohtaaminen voi helpottua, kun mietimme missä he ovat hyviä ja mitkä ovat heidän vahvuuksiaan.

Hyväksy epätäydellisyys
Sujuvan vuorovaikutuksen ja yhteistyön näkökulmasta on tärkeää hyväksyä epätäydellisyys. Esimiehenä on tärkeää pyrkiä pois täydellisyyden tavoittelusta ja oppia keskittymään siihen, että tärkeintä on, että tavoitteisiin päästään ja työt tulevat tehdyksi, kuin se, tehdäänkö ne esimiehen oman näkemyksen mukaan.

Salli avoimuus
Avoimuuden sallimisella tarkoitetaan sitä, että uskalletaan puhua asiat sellaisina kuin ne ovat. Annetaan mahdollisuus eri ihmisille tuoda omat näkemykset ja mielipiteet esille. Palavereissa kiinnitetään huomioita siihen, että jokainen saa puhua vuorollaan. Esimieheltä se voi joskus vaatia jämäkkyyttä, jotta puheliaat olisivat välilllä hiljaa ja myös hiljaisemmat saisivat kertoa omista ajatuksistaan. Erilaisten osallistamistekniikoiden avulla voidaan pyrkiä lisäämään yhteistä keskustelua.

Panosta kohtaamisiin
Fyysisen kohtaamisen merkitys on yhä suurempi. Yhteistä aikaa ei tarvita välttämättä niin paljon kuin yleisesti ajatellaan, mutta yhteisen ajan laatuun on hyvä kiinnittää huomiota. On alettava kiinnittää paljon enemmän huomiota ihmisten väliseen yhdessä olon muotoon: miten minimoidaan häiriötekijät kuten kännykät ja sosiaalinen media, miten varmistetaan kokoontumisten tavoitteiden täyttyminen, miten varmistetaan hyvä vuorovaikutus.

Muista puhelin
Puhelinta ei saa unohtaa, se on yksi tärkeimpiä etäjohtamisen työkaluja. Ennen sähköpostin kirjoittamista kannattaa miettiä, olisiko tämä asia hoidettavissa nopeammin puhelimitse. Puhelinta kannattaa myös suosia erilaisten tiedusteluiden tekemiseen. Puhelimella saat paljon henkilökohtaisemman kontaktin ihmiseen kuin sähköpostilla.

Hyödynnä sosiaalista mediaa
Sosiaalinen media tarjoaa esimiehelle kanavan olla ihmisenä läsnä ja tavoitettavissa eri vuorokauden aikoina. Voimme viestiä sen kautta meille tärkeistä asioista, jotka eivät aina ole tärkeitä työn kannalta. Somessa esimies tulee tutuksi työntekijöille henkilönä ja siellä on mahdollista myös jutustella, jopa heittää vitsiä, kollegoiden kanssa.