Johtoryhmän tehtävä on johtaa liiketoimintaa ja kasvattaa yrityksen arvoa. Se luotsaa operatiivista toimintaa kohti tavoitteita, kehittää toimintaa ja johtamista, huolehtii resursoinnista sekä ennakoi ja reagoi muutoksiin toimintaympäristössä ja organisaatiossa. Johtoryhmän työskentelyn tavoitteena on organisaation tuloksellinen ja vastuullinen toiminta sekä toiminnan kehittäminen.
Menestyneenä johtoryhmänä voidaan pitää sellaista, joka tekee kannattavaa liiketoimintaa, vaikuttaa myönteisesti henkilöstön hyvinvointiin sekä varmistaa tulevaisuuden menestyksen kyseenalaistamalla omaa ja muiden ajattelua.
Johtoryhmien yleisiä haasteita
Vaasan yliopiston johtamisen yksikön tekemän tutkimuksen (2015) mukaan johtoryhmien työskentelykäytännöillä ja työskentelyn tuloksilla on erittäin vahva myönteinen vaikutus organisaatioiden taloudelliseen menestykseen. Toisaalta näillä osa-alueilla todettiin olevan myös eniten parannettavaa.
Johtoryhmien yleisiä haasteita on todettu olevan ainakin seuraavat asiat:
1. Kokonaisuus hukassa
Johtoryhmän jäsenet eivät kykene tarkastelemaan kokonaisuutta, vaan jokainen tarkastelee asioita oman tulosyksikön näkökulmasta. Tällöin ei päätöksenteossa ja keskustelussa toteudu organisaation etu, vaan jokainen ajaa omaa etuaan. Työskentely menee helposti asioista vääntämiseksi ja keskustelu ei ole rakentavaa.
2. Pelkkä tiedotusfoorumi
Johtoryhmä ei toimi aidosti eteenpäin katsovana, asioita suunnittelevana ja työstävänä ryhmänä, vaan kokouksissa keskitytään toteutuneiden asioiden tarkasteluun ja tulevista toimenpiteistä tiedottamiseen. Tiedottamiseen on hyvä miettiä muut kanavat ja keskittyä johtoryhmätyössä asioiden aitoon työstämiseen.
3. Yhteistyö ei toimi
Yhteistyö ei ole hedelmällistä, jos kaikki ovat samaa mieltä asioista tai eivät uskalla tuoda omia näkemyksiään keskusteluun. Toisessa ääripäässä syntyy myös ongelmia, jos ei osata olla eri mieltä rakentavasti ja uusia näkökulmia tuottavalla tavalla. Hyvän keskustelukulttuurin luominen edellyttää johtajalta pelisilmää yhdistää erilaiset persoonat ja ohjata keskustelu rakentavaan suuntaan.
4. Tekeminen liian operatiivista
Jos johtoryhmän jäseniltä puuttuu strategista näkemystä ja kykyä visioida, keskittyy tekeminen liian operatiiviselle tasolle. Parhaimmillaan visioinnissa yhdistyy vahva toimialatuntemus out-of-the-box -ajatteluun.
5. Liikaa yhden miehen tai naisen show
Ryhmässä olevaa erilaista kokemusta ja osaamista ei hyödynnetä riittävästi, vaan näkemykset ja päätökset henkilöityvät liiaksi yhteen henkilöön. Johtajan tehtävänä on varmistaa, että kaikkien näkemykset saadaan esille ja ihmisten erilainen osaaminen ja potentiaali on tiedossa.
6. Kokouskäytännöt pielessä
Kokoontumisia ei pidetä mielekkäänä, niihin ei valmistauduta ja niiden tuloksena asiat eivät etene. Edellä mainitun johtoryhmätutkimuksen mukaan, mitä selkeämmät pelisäännöt johtoryhmän työskentelylle on määritelty, sitä tuloksellisempaa on myös sen päätöksenteko.
Oman johtoryhmän työskentelyn laadun arvioimiseksi voidaan esittää kaksi kysymystä, jonka avulla nähdään helposti onko painopiste enemmän visioinnin ja toiminnan kehittämisen vai operatiivisen tekemisen ja peiliin katsomisen puolella.
- Mihin johtoryhmän aika tällä hetkellä kuluu?
- Mihin johtoryhmän pitäisi käyttää aikaa?
Valmentamieni johtoryhmien kohdalla ajankäytön prosentuaalinen arviointi on osoittautunut melko hyväksi tavaksi pohtia sitä, minkälaiset asiat ovat vieneet johtoryhmän ajan kokouksissa ja kokousten ulkopuolella. Pohdittaessa mihin aikaa tulisi käyttää, on löydetty hyviä kehityskohteita johtoryhmän työskentelystä ja päätetty kokeilla uudenlaisia toimintamalleja johtoryhmän kokouksissa.
Hyvän johtoryhmätyöskentelyn edellytykset
Hyvässä johtoryhmätyöskentelyssä pätevät samat asiat kuin hyvässä tiimityöskentelyssä. Perusasiat on oltava kunnossa. Alla olevassa pyramidissa näkyy alarivillä se perusta, johon on hyvä kiinnittää huomiota heti johtoryhmän alkuvaiheessa, jotta seuraavat tasot voivat toteutua.
 |
| Kirjasta The Pfeiffer book and Successful Teambuilding Tools |
Selkeät tavoitteet
Vaikka johtoryhmätyön tavoite tuntuu itsestään selvältä on hyvä käydä läpi yhdessä se, mikä tavoite on ja minkälaisia odotuksia toimitusjohtajalla on johtoryhmän jäsenille. Mahdollisesti jäsenillä voi olla omia henkilökohtaisia tavoitteita, jotka liittyvät heidän osaamiseensa ja asiantuntemukseensa. Jäsenillä on oltava myös selkeä käsitys omasta tehtävästään ja asemastaan organisaation edustajana.
Selkeä työnjako
Usein työnjako tulee johtoryhmän jäsenten roolien kautta, talousjohtajan kontolla ovat talousasiat, henkilöstöjohtaja huolehtii työntekijöihin liittyvistä asioista ja niin edelleen. Toisaalta on tärkeää myös korostaa jokaisen vastuuta yhteisen edun toteutumisesta.
Avoin ja selkeä vuorovaikutus
Jotta erilaiset näkökulmat saadaan esille ja keskustelu niiden ympärillä on rakentavaa, on tärkeää luoda luottamuksellinen ilmapiiri. Luottamusta synnyttää se, että ihmiset tuntevat toisensa - niin ammatillisesti kuin vähän pintaa syvemmältäkin. Kun johtoryhmän jäsenet voivat luottaa toistensa ammatilliseen osaamiseen sekä heihin ihmisinä, on keskusteluyhteys myös aivan toisella tasolla.
Miten toimii hyvä johtoryhmä?
Johtoryhmän jäsenet ovat sopivasti erilaisia, mutta siitä huolimatta yhteistyö toimii. Jokainen tuo erilaista näkökulmaa ja näkökantoja keskusteluun ja jäsenten erilainen osaaminen ja kokemukset ovat käytössä. Johtoryhmän jäsenten erilaisuus pätee myös asiantuntemukseen ja osaamiseen. Yhdysvalloissa tehdyn tutkimuksen mukaan pelkästään saman alan asiantuntijoista koostuvat johtoryhmät epäonnistuvat muita useammin, koska ajattelu urautuu ja se tekee päätöksenteosta jäykkää, ryhmä alkaa helposti uskoa omaan ylivertaisuuteensa ja näkemykset ovat liian yksimielisiä.
Hyvään johtoryhmätyöskentelyyn tarvitaan pelisäännöt. Vaikka kirjallisten pelisääntöjen sopiminen voi tuntua turhalta - onhan monet johtoryhmäläiset yleensä kokeneita ammattilaisia - tuovat ne työskentelyyn sisäistä ryhtiä ja positiivista kuria. Toimitusjohtajan on myös tärkeää hallita oikeat johtamiskäytännöt, jotka suosivat avointa keskustelua ja mielipiteiden vaihtoa. Ennen keskustelua yhteisistä pelisäännöistä voi olla hyvä pohtia myös yhdessä seuraavia kysymyksiä:
- Miten toimimme, jotta keskustelu on rakentavaa ja löytyy uusia näkökulmia?
- Miten saamme osaamisen ja kokemukset monipuolisesti käyttöön?
Johtoryhmän pelisäännöt
Keskustelu pelisäännöistä kannattaa käydä heti johtoryhmän aloittaessa yhteistä työtään. Mikäli yhteisistä toimintatavoista ei sovita, voi johtoryhmätyöskentely ajautua tilaan, jossa ollaan helposti vain asioista samaa mieltä tai kokoustamisesta tulee jäsentymättömiä eikä päätöksiä synny. Mikäli keskustelu on alussa jäänyt käymättä, ei sen käyminen toki myöhemminkään ole myöhäistä. Pelisäännöt saattavat myös aika ajoin kaivata tarkistusta - ovatko ne edelleen oleellisia ja kaipaako jokin asia ryhtiliikettä.
Keskustelussa voidaan sopia muun muassa seuraavista asioista:
- miten säännöllisesti kokoonnutaan
- milloin kokous virallisesti alkaa
- kokousten kesto ja aikataulutus
- miten puheenvuorot jaetaan
- kokouksiin valmistautuminen
- kokouksen agendan laatiminen
- kuka toimii sihteerinä ja huolehtii pöytäkirjan laatimisesta
- miten tehdään päätöksiä
- miten päätöksistä tiedotetaan
Johtoryhmätyöskentelyn kehittäminen
Kehittäminen lähtee nykytilanteen tunnistamisesta. Edellä on esitelty yleisiä haasteita sekä muutamia tapoja arvioida johtoryhmän työskentelyä. Hedelmällistä voi olla myös johtoryhmän tiimidynamiikan tarkastelu ja ymmärryksen muodostaminen siitä, mitä vahvuuksia se tuo työskentelyyn ja toisaalta mihin riskitekijöihin kannattaa kiinnittää huomiota.
Etenkin alkuvaiheessa kannattaa varata hieman enemmän aikaa tärkeälle keskustelulle yhteistyöstä. Vaikka se saattaa tuntua työläältä ja turhalta, se säästää aikaa, kun turha säätäminen jää vähemmälle, toiminnalla on selkeät raamit ja yhteisistä toimintatavoista on sovittu.
Läpikäytyjä asioita ei kuitenkaan kannata samantien unohtaa, vaan on tärkeää varata kokousten loppuun muutama minuutti reflektoinnille. Kokouksen arvioinnissa voi vastata yhdessä esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
- Miten kokouksemme onnistui tänään?
- Keskityimmekö oikeisiin asioihin?
- Oliko keskustelussa riittävästi uusia näkökulmia?
- Onko jotain missä voisimme edelleen parantaa?
Ilman reflektointia ei tapahdu oppimista ja kehittymistä. Arvioimalla omaa toimintaa viedään hyvän johtoryhmätyöskentelyn periaatteet paremmin maaliin asti ja tuloksena on menestyvä johtoryhmä ja organisaatio.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti