Haluaisitko tiimillesi voittavia tapoja?

Voittavien tapojen omaksuminen tiimille vie hieman aikaa,
mutta se kannattaa, jos haluat rakentaa voittavan tiimin.

Kirjoitin tavoista ja niiden anatomiasta toiseen blogiin. Ajattelin jatkaa tätä ajatusta työelämän puolelle. Usein pyrimme kehittämään itseämme, parantamaan omia huonoja tapojamme. Tai sitten vain tyydymme ajattelemaan, että voisinhan tehdä asioita fiksumminkin, mutta kiireessä päädymme tekemään asiat kuitenkin samoin kuin aina ennenkin.

Toki asioita on tärkeää miettiä yksilön näkökulmasta, mutta jos haluamme parantaa työyhteisömme ja tiimimme toimintaa, voisimme lähteä myös yhteisestä parantamisesta liikkeelle ja sitten vasta miettiä, mitä se tarkoittaa omalla kohdalla.

Tavat ohjaavat toimintaamme. Kun jostakin asiasta muodostuu tapa, teemme sen automaatilla, eikä meidän tarvitse käyttää juurikaan aivokapasiteettiä tai energiaa asian tekemiseen, koska se tulee pitkälti selkärangasta. Toisaalta se juuri tekee tavoista vaarallisia. Koska tapa saa meidät helposti ja nopeasti suoriutumaan asioista, emme juurikaan kyseenalaista niitä ja niiden hyödyllisyyttä.

Myös tiimille muodostuu tapoja. Se on osa kulttuuria. Monet tavoista ovat kirjoittamattomia sääntöjä tyyliin "näin on toimittu aina ennenkin". Myös esimiehen oma esimerkki muokkaa tiimin käyttäytymistä: esimerkiksi sähköpostittelu iltaisin tai myöhässä alkavat palaverit muodostuvat helposti tiimin tavaksi. Huonoa tapaa siedetään, koska siihen on totuttu, ei ehkä jakseta nostaa asiaa esille tai tiedostetaan huono tapa ongelmaksi, mutta ei todenteolla yritetä puuttua siihen.

Työyhteisössä käytetään melko vähän aikaa siihen, että pyrittäisiin kehittämään käyttäytymistä ja tapoja suuntaan, jotka edistäisivät työn tehokkuutta ja kuormittaisivat ihmisiä vähemmän. Ennemmän pitäisi käyttää aikaa pohdintaan, miten tehdä asioita fiksummin. Harmillisen monessa paikassa pyritään juoksemaan yhä kovempaa. Enemmän tuloksia ja parempaa kilpailukykyä tavoitellaan jopa pidentämällä työaikaa sen sijaan, että mietittäisiin, mitä ja miten tehdään.

Valitettavasti työn ja tapojen kehittäminen osuu priorisointitaulukossa osaan tärkeät ja ei-kiireelliset ja niinpä tärkeät ja kiireelliset tietenkin ajavat ohi, mutta usein myös ei-tärkeät ja kiireelliset. Sille ei siis tahdo löytyä aikaa ellei sitä tunnisteta tärkeäksi asiaksi. Tiedossa on myös tapauksia, että suunnitteluun ja keskusteluunkin käytetään aikaa, mutta sovitut asiat jäävät tekemättä, koska seurantaa ei tehdä. Arkiset asiat ajavat ohi, eikä tapojen kehittämiseen ja kehittymiseen ehditä kiinnittää aikaa. Tapojen muuttaminen kun on siitä harmillinen prosessi, että se ei tapahdu yhdellä päätöksellä kokouksessa, vaan uutta tapaa on harjoiteltava sinnikkäästi. Tästä lisää tuossa toisessa bloggauksessani.

Hyvänä esimerkkinä tästä lienee kokous- ja palaverikäytännöt. Työlämän kipukohtana tuntuu jo useita vuosia olleen huonot ja tehottomat palaverit. Puutetta ei ole ollut vinkkilistoista, miten korjata huonoja kokouksia. Kyse ei ole tiedon puutteesta, vaan haluttomuudesta tai kyvyttömyydestä muuttaa huonoja tapoja. Yhteisellä sopimuksella ja niistä kiinni pitämällä on mahdollista saada muutosta aikaan.

Tapojen muokkaaminen

Mitä jos uuden vuoden kunniaksi päättäisit lähteä muokkamaan oman tiimisi tapoja? Tavoitteena on tiedostaa ja tunnistaa huonot tavat sekä lähteä pohtimaan, mitä niille voisi tehdä. Seuraavassa vinkkejä sinulle ja tiimillesi, miten voitte lähteä parantamaan yhteisiä tapoja luodaksenne enemmän ja parempia onnistumisen mahdollisuuksia.

1. Miettikää, millaisia tapoja teillä tiiminä on.
2. Onko teillä voittavia tapoja eli tapoja, jotka auttavat onnistumaan ja menestymään?
3. Mitkä tavat heikentävät, hidastavat tai haittaavat yhteistyötä?
4. Miten huonot tavat vaikuttavat toimintaan, tuloksiin, yhteishenkeen?
5. Millaisilla paremmilla tavoilla huonoja tapoja voisi korvata? Keksikää useita vaihtoehtoisia tapoja ja kokeilkaa, mikä toimii parhaiten.
6. Kuinka kauan päätätte harjoitella uutta tapaa? 
7. Mitä teette, jos huomaatte lipsuvanne uudesta, sovitusta toimintatavasta? Miten teette tarvittaessa ryhtiliikkeen? Sovitaanko lipsumisesta jotakin rangaistukseksi? 
8. Miten mittaatte onnistumista ja miten palkitsette siitä itseänne? 

Jari Sarasvuo sanoi eräässä valmennuksessa, että voittamisessa ja tulosten tuplaamisessa ei ole kyse siitä, että teet asioita paremmin vaan siitä, että työstät parempia tapoja.

"We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit."

- Aristotle

Voisiko tämä olla startti sinun tiimisi uuteen vuoteen?

Toimivan ja tehokkaan tiimin tunnusmerkit

Haluaisitko nostaa tiimisi suoritukset huipputasolle? Mietitkö joskus, miten tiimistä koulitaan dream team, joka surffaa onnistumisesta toiseen? Kaikki todennäköisesti tietävät, että ollakseen innovatiivinen ja tehokas, on tiimistä löydyttävä erilaista osaamista. Tiimin jäsenillä on oltava erilaisia ominaisuuksia, jotka täydentävät toinen toisiaan. Parhaimmillaan tiimi on moninkertaisesti osiensa summa. Mitä se sitten käytännössä tarkoittaa ja miten sellaista tiimiä johdetaan?

Miten tiimi eroaa työryhmästä?

Työryhmä on joukko ihmisiä, jotka esimerkiksi työskentelevät samassa tilassa ja ovat vuorovaikutuksessa keskenään. Työryhmästä tulee tiimi, kun yhteinen päämäärä luo synergiaa ja sen ansiosta saadaan aikaan tuloksia, joita kukaan yksittäinen tiimin jäsen ei yksin saisi aikaan.

Löysin tiimistä myös tämän johtamiskonsultti ja yritysvalmentaja Esa Lehtisen blogiinsa kirjaaman, ja mielestäni hyvin kuvaavan määritelmän: ”Pysyväisluontoisesti organisoitunut joukko ihmisiä, jotka tiiviissä yhteistyössä, yhteisvastuullisesti, itsejohtoisesti sekä jäsentensä erilaisuuden hyödyntäen pyrkivät yhteisiin päämääriin ja tavoitteisiin yhteisiä pelisääntöjä noudattaen.”

Mielestäni toimivan tiimin tärkeimpiä ominaisuuksia ovat yhteinen päämäärä, yhteiset pelisäännöt, joita noudatetaan sekä jäsenten erilaisuuden hyödyntäminen, ja niitä käsittelen tässä hieman tarkemmin.

Yhteinen päämäärä antaa suunnan

Jos yhteinen päämääärä ei ole riittävän konkreettinen ja selkeä tiimille, ei se voi työskennellä riittävän tehokkaasti yhteen.Tiimin vetäjän tehtävä on varmistaa, että päämäärä on selkä ja jokainen ymmärtää oman roolinsa sen saavuttamiseksi. Parhaimmillaan tiimi voi yhdessä miettiä, mitä organisaation tavoitteet ja strategia tarkoittaa tiimin toiminnan kannalta: miten se näkyy heidän työssään ja miten siitä johdetaan heidän yhteinen tavoitteensa.

Tiimin johtamisen kannalta on tärkeää saada sen jäsenet
työskentelemään kohti samaa tavoitetta. 

Pelisäännöt toimivat viitekehyksenä

Mielestäni keskustelua pelisäännöistä ja yhteisistä arvoista käydään liian vähän. Vaikka tiimit usein ovat kooltaan melko pieniä ja helposti ajatellaan, että toimintamallimme ja pelisääntömme ovat ilman muuta kaikille selvät, ei välttämättä silti aina näin ole. 

Keskustelua tarvitaan ja aika ajoin voi olla myös paikallaan kyseenalaistaa yhteisiä pelisääntöjä: edistävätkö ne tavoitteidemme toteuttamista vai kentie jarruttavat. Mitkä pelisäännöt ovat oikeasti oleellisia tiimin toimivuuden kannalta? Tarvittaisiinko pelisääntöjä asioihin, joista nyt ei ole sovittu? 

Monimuotoisuuden vahvuudet ja riskit

Kun työryhmä on monimuotoinen eli koostuu riittävän monesta eri persoonallisuustyypistä, on ryhmän käyttäytyminen erittäin vaihtelevaa ja ryhmässä ilmenee monenlaisia viestintätapoja. Tämän ansiosta ryhmällä on hyvät mahdollisuudet dynaamiseen ja tehokkaaseen ongelmanratkaisuun, sillä kukin ryhmän jäsen voi lähestyä tilannetta erilaisella tavalla ja eri näkökulmasta.

Monimuotoisuus on kuitenkin merkittävä haaste johtamisen kannalta. Jos esimies ei onnistu johtamaan monimuotoisuutta rakentavaan ratkaisuun johtavalla tavalla, toisistaan eroavat käyttäytymistyylt voivat aiheuttaa ristiriitoja ja heikentää työilmapiiriä. Mikäli esimies ja ryhmän jäsenet kuitenkin tunnistavat toistensa vahvuudet ja paneutuvat omiin kompastuskiviinsä, voidaan saavuttaa hyviä tuloksia ja synergiaa.

Erilainen käyttäytyminen on oikein johdettuna vahvuus, mutta silloin myös
riski riistiriitojen syntymiseen on suuri.
(Monimuotoisuuden kuvaamiseen käytetty tässä EASI-typologiaa)

Perustana erilaisuuden ymmärtäminen 

Erilaisuutta ja sen ymmärtämistä voidaan lisätä erilaisilla keinoilla. Eri tutkimusten perusteella on osoitettu, että mitä paremmin tiimin jäsenet tuntevat toisensa, sen paremmin he myös osaavat suhtautua toistensa erilaiseen tapaan reagoida asioihin ja ilmaista itseään. Tututustumista toisiin on suositeltavaa edistää eri tavoilla. Tapa toimia ja vuorovaikuttaa eli erilaisiin käyttäytymistyyleihin tutustuminen on usein havainnollistavaa. 

"Koska keskityn töissä ollessani ihan täysin töihini, niin olihan tuo koko asia silmiä avaava. Erilaiset ihmiset toimivat eri tavalla..ja odottavat palautetta eri tavalla."

Heillä, jotka luontaisesti enemmän suuntautuvat henkilöihin tekemisissään, on usein tiedossa erilaiset tavat toimia ja reagoida asioihin. Mutta varsinkin he, jotka keskittyvät enemmän tai vähemmän tehtäviin ja asioihin, saattaa olla erittäin hyödyllistä kuulla, minkälaista tyyliä muut edustavat tai miten he vastaanottavat palautetta. 

Oma paikkansa tutustumisessa on myös yhteisillä illanvietoilla tai vapaamuotoisilla aktiviteeteillä, kuten virkistyspäivillä. Työyhteisöissä on saatu hyviä tuloksia ilmapiirin kehittämisessä myös kannustamalla työntekijöitä erilaisten harrastekerhojen järjestämiseen, jossa tapahtuu tutustumista jonkin itselle tärkeän ja kiinnostavan harrastuksen parissa.

Samankaltaisuuden hyödyt ja haasteet

Löytyy myös tiimejä, joiden jäsenet ovat samankaltaisia ja heidän käyttäytymisessään on vain jonkin verran vaihtelua. Yleensä tämäntyyppisen ryhmän vahvuudet ja kompastuskivet ovat helposti nähtävissä, ja yhteistyö sujuukin todennäköisesti hyvin, koska samaa profiilia edustavat henkilöt ymmärtävät tavallisesti toisiaan hyvin ja he myös hyväksyvät toistensa kompastuskivet. 

Toisaalta ryhmän jäsenillä on usein samoja kompastuskiviä, joten erilaisia lähestymistapoja voi olla vähän ja ongelmanratkaisun ja innovatiivisuuden kannalta se saattaa aiheuttaa ongelmia. Tämä voi kuitenkin olla taklattavissa sillä, että riski tiedostetaan ja tiimiin haetaan aktiivisesti täydentävää näkemystä ulkopuolelta.

Tiimillä, jonka jäsenet käyttäytyvät samankaltaisesti, voi olla haasteena
löytää riittävästi erilaisia näkökulmia ongelmanratkaisutilanteissa.
(Samankaltaisuuden kuvaamiseen käytetty tässä EASI-typologiaa)